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Redaktion: DOMUS Redaktion

Betriebskostenabrechnung

Händische Betriebskostenabrechnungen sind Vergangenheit

Ein wesentlicher und enorm zeitaufwändiger Teilbereich der Immobilienverwaltung ist die jährlich vorgeschriebene Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung für Vermieter und Mieter. Schätzungen namhafter Branchenverbände gehen davon aus, dass etwa 30 Prozent der üblichen Verwaltertätigkeit auf die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnung entfallen. Der für die Abrechnungen nötige Zeit- und Personalaufwand ist insbesondere für große Immobilienverwaltungen ein gewichtiger Kostenfaktor. Mit den Softwarelösungen DOMUS 1000 und DOMUS ERP erhalten kleine und große Immobilienverwaltungen eine Softwarelösung, die dieses Kerngeschäft der Immobilienverwaltung systematisch flankiert und einen Großteil der anfallenden Tätigkeiten durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen für ihre Vermieter und Mieter ist für viele Verwalter ein lästiges Übel, das viel Zeit, Energie und Arbeitskraft in Anspruch nimmt. Durch die Automatisierung der wesentlichen Prozesse rund um die Abrechnung der Betriebskosten kann allerdings nicht nur der Arbeitsaufwand erheblich reduziert werden. Mit der Einbindung einer professionellen Softwarelösung für die Betriebskostenabrechnung lassen sich die Abrechnungen für Vermieter und Mieter im Vergleich zu einer händischen Bearbeitung deutlich schneller, unkomplizierter und fehlerfreier gestalten – damit können auch Kosten innerhalb des eigenen Verwaltungsunternehmens gespart werden.

Checklisten sorgen für lückenlose Bearbeitung der Betriebskostenabrechnung

Sowohl DOMUS 1000, ein Programm das sich in erster Linie für kleine Immobilienverwaltungen bis zu einer Größe von etwa 500 Verwaltungseinheiten eignet, als auch DOMUS ERP, das für mittlere und große Immobilienverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Bestandshalter bis zu einer Größenordnung von mehreren zehntausend Einheiten konzipiert ist, bieten detaillierte Checklisten für die Durchführung einer Betriebskostenabrechnung. Damit können sich Immobilien- und Hausverwalter sicher sein, keine wesentlichen Punkte bei der Abrechnung der Betriebskosten zu vergessen und einen optimalen Abrechnungsservice für ihre Wohnungseigentümer, Vermieter und Mieter zu bieten. Zudem können Betriebskostenabrechnungen anhand des Leitfadens zielgerichtet und schnell erstellt werden.

Automatische Übernahme der Verbrauchsdaten in die Betriebskostenabrechnung

Eine wesentliche Arbeitserleichterung für die Abrechnung der Betriebskosten bieten zahlreiche Kooperationen von DOMUS, welche die unterschiedlichen Instanzen einer Nebenkostenabrechnung selbsttätig miteinander vernetzen, ohne den Verwalter hierfür als Vermittler zu benötigen. So bietet beispielsweise die Kooperation mit dem Abrechnungsdienstleister Kalo die Möglichkeit, anfallende Heizkosten der verwalteten Immobilien, die zum Ende des Abrechnungszeitraums digital erfasst werden, vollautomatisch in die jeweilige Betriebskostenabrechnung der Vermieter und Mieter zu übernehmen. Dasselbe ist durch eine Zusammenarbeit mit dem Energieversorger inteligy auch mit den individuellen Verbrauchsdaten der Bewohner möglich. Dadurch ersparen sich Hausverwalter nicht nur einen erheblichen Aufwand für die Ermittlung und Übernahme der Zahlen in die jeweilige Betriebskostenabrechnung, es werden auch Fehlerquellen wie Zahlendreher oder Übertragsfehler auf ein absolutes Minimum beschränkt. Denn: Bei aller Routine in Sachen Betriebskostenabrechnung kann es insbesondere bei umfangreichen Aufstellungen und Berechnungen der relevanten Kosten schnell zu kleinen Fehlern kommen, die eine zeitintensive Nachbearbeitung der Betriebskostenabrechnungen oder gar Beschwerden und Klagen der Eigentümer, Vermieter und Mieter hinsichtlich der Abrechnung zur Folge haben können. Durch Verwendung des Abrechnungsstandards E 898 ist zudem die vollautomatische Integration der Nebenkostenabrechnungen beispielsweise von Brunata, Ista und Kalo möglich.

Zusammenführung der Betriebskostenabrechnung mit anderen Dokumenten

Die fertige Betriebskostenabrechnung für Eigentümer, Vermieter und Mieter kann auf Wunsch vor dem Versand mit unterschiedlichen Dokumenten zusammengeführt werden. So ist zum Beispiel die Erstellung von Serienbriefen für die Versendung der vollständigen Betriebskostenabrechnungen inklusive des fertigen Anschreibens an die Eigentümer, Vermieter und Mieter innerhalb des Systems möglich. Auch weitere Dokumente und Kostenaufstellungen wie Handwerker- oder Dienstleisterrechnungen können den Neben- und Betriebskostenabrechnungen je nach Bedarf beigefügt werden.

Sicherer Versand der Betriebskostenabrechnung über unterschiedliche Kanäle

Anstatt des Versands der Abrechnungen über den Postweg bieten sich mit der Nutzung der DOMUS-Software zahlreiche Möglichkeiten, um die fertiggestellten Betriebskostenabrechnungen an die Immobilieneigentümer, Vermieter und Mieter zu bringen. Besonders attraktiv ist beispielsweise der Online-Versand der Betriebskostenabrechnungen über die Softwarelösung DOMUS HOMECASE: Hierdurch können Verwalter nicht nur rechtssicher belegen, wann sie die Betriebskostenabrechnungen zugesandt haben. Sie können sogar einwandfrei nachvollziehen, ob und wann eine zugestellte Nebenkostenabrechnung vom jeweiligen Eigentümer, Vermieter oder Mieter geöffnet und damit gelesen wurde. Dies spart nicht nur Papier bei der Erstellung der Abrechnungen, sondern erhöht auch die Rechtssicherheit der Kostenabrechnungen für Verwaltungen und Wohnungsunternehmen im Falle eines Rechtsstreits. Selbstverständlich können die in der Software erstellten Nebenkostenabrechnungen auch über E-Mail, e-Post oder den postalischen Weg an die entsprechenden Eigentümer, Vermieter und Mieter zugestellt werden – je nach den Vorlieben des Verwalters und seiner Kunden.

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