Bindeglied zwischen Mieter und Vermieter – die Mieterbetreuung

Der Mieter ist Kunde und der Kunde ist König. Als Vermieter müssen Sie den König nicht hofieren, aber in ihm den ernstzunehmenden Kunden sehen, der er ist. Dafür zahlt er Miete und Nebenkosten. Er zahlt jedoch nicht nur das Recht zu Wohnen und zu verbrauchen, sondern auch eine umfassende Betreuung, die ihm seitens der Wohnungsverwaltung zuteil wird.

Betreuung von Beginn an

Die Betreuung beginnt schon bei der Besichtigung der Wohnung und geht weiter bei der Unterschrift unter dem Mietvertrag. Ab diesem Zeitpunkt hat der Mieter ein Anrecht darauf, von der Hausverwaltung in allen Belangen des Wohnens betreut zu werden, sodass er sich wohlfühlt.

Noch bevor das Wohlfühlgefühl besiegelt wird, sollte erkundet werden, ob sich das Wohlfühlen wirklich einstellen kann.

Drum prüfe, wer betreut wird

Ein guter Vermieter stellt den Mieter auf den Prüfstand. Die simple Frage (die auf Erfahrung des Vermieters beruht) ist: Passt der Interessent in die Hausgemeinschaft? Der Vermieter kennt seine Mieter und kann abschätzen, ob es aufgrund der vorhandenen Mietstruktur (bezüglich Alter, besonderer Berufe, Familiengröße, Haustiere) zu Konflikten kommen kann. Weil die Schlichtung im Konfliktfall zu den Betreuungsaufgaben gehört, sollten Sie als Vermieter dies berücksichtigen. Grundsätzlich werden Konflikte zwischen Mietern untereinander gelöst. In zweiter Instanz werden die Mieter den Kontakt zur Hausverwaltung suchen. Eine Umsetzung, d. h. ein Umzug innerhalb des Hauses ist dabei für Vermieter und Mieter die eleganteste und unkomplizierteste Lösung.

Im Argen sein kann nicht nur der soziale Frieden, sondern auch die Funktionalität der Einrichtung. Auch hier gilt: Kleineres wird sofort erledigt, für Gröberes springt die Mieterbetreuung in die Bresche.

Die Rohrzange im Haus erspart nicht den Klempner: Reparaturen

Der beste und liebste Mieter ist der, der selbst repariert. Der Mietvertrag gibt dem Mieter Recht und dem Vermieter eine Kostenersparnis. Üblicherweise erledigt der Mieter kleinere Reparaturen bis in eine Kostenhöhe von 80 Euro selbst. Dies geht zwar aus dem Mietrecht (§ 535ff BGB) nicht hervor, kann aber sicherheitshalber im Mietvertrag festgelegt werden.

Hängeschrank vs. Wasserrohrbruch

Sie ist durchaus sinnvoll, denn: Nicht jeder kleinere Schaden muss durch Handwerksbetriebe übernommen werden, die der Vermieter beauftragt und zahlt.

Wenn der Spiegel des Hängeschranks im Bad gesprungen ist, musst kein Handwerker gerufen werden, um den Hängeschrank zu erneuern. Die Kosten für Material, Anfahrt und Arbeitszeit des Handwerkers wären eine unnötige Belastung des Mietkontos und des Zeitplanes des Handwerkers. Um ein Loch in die Wand zu bohren, benötigt es keine handwerkliche Ausbildung.

Selbiges gilt für Fenster sowie Türen und deren Schließmechanismen, Rolläden, Wasserhähne, Lichtschalter und WC-Spülungen.

Ist hingegen schon sichtbar, dass die mietvertraglich festgelegte Grenze von 80-100 Euro für eine Reparatur überschritten wird, übernimmt die Mieterbetreuung.

Ein Anruf beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung genügt.

Wenn also die Wasserflecken an der Wand oder die spritzenden Leitungen im Keller anzeigen, dass die alte Wasserleitung geborsten ist, empfiehlt sich die Beseitigung des Mangels durch einen professionellen Handwerker. Dieser verfügt zudem über den Ventilator zur Mauerwerkstrockenlegung, der Mieter in aller Regel nicht.

Die Kosten dieses Betreuungsfalls übernimmt der Vermieter, da der Mieter selbst nicht für den Schaden verantwortlich ist.

Um solche Betreuungsfälle effektiv zu koordinieren, bietet Domus Software das Tool Servicecase an. Es erleichtert die Kooperation zwischen Hausverwaltung, Handwerkern bzw. Dienstleistern, indem es die Dokumentenverwaltung übernimmt (auch Senden und Empfangen), Terminabsprachen koordiniert und die turnusmäßige Instandhaltung der Haustechnik automatisiert, indem der Handwerker unmittelbar beauftragt wird. Aus der Buchhaltungssoftware Domus ERP können die Daten fehlerfrei integriert werden.

Soziale Betreuung: Hilfe bei finanziellen Engpässen

Stichwort Kosten: Der solventeste Mieter kann einmal in eine finanzielle Notlage kommen. Bevor der Vermieter die Kündigung ausspricht, kann er dem Mieter abhelfen. Die Hausverwaltung macht ein alternatives Angebot für eine kleinere Wohnung oder für eine Wohnung einem anderen Stadtteil. Voraussetzung: Die Mietobjekte befinden sich in Verwaltungszugriff der Hausverwaltung. Auskunft darüber erteilt DomusERP.

Die soziale Betreuung steht übrigens auch bei der Beantragung von Wohngeld zur Seite oder im Falle, der Mieter benötigt einen behindertengerechten Ausbau des Wohnobjektes. Hierbei kann die Hausverwaltung Fördermittel beantragen.

Steht ein Umzug an, verfügt die Hausverwaltung über ein Prozedere des unkompliziertes “Umsetzens”.

Organisatorische Betreuung: “Umsetzungsmanagement”, kurz: Umzug

Die Gelegenheit zum Umzug kann sich verschiedentlich ergeben:

1. Der Mieter will in ein günstigeres oder in ein gehobenes Mietobjekt umziehen. Die Mieterbetreuung hilft hierbei, indem sie aus dem elektronischen Verwaltungssystem freistehende Ressourcen herausfiltert.
2. Der Mieter muss zeitweise in ein Ausweichquartier umziehen, weil das bewohnte Mietobjekt gebaut, renoviert oder saniert wird.

Die Betreuung hierbei umfasst das Finden der Ausweichquartiere, die Organisation der Umzüge (hin und zurück), die Prüfung aller Rechnungen und die Kommunikation mit allen Beteiligten, während die Sanierung oder Modernisierung am Stammobjekt stattfindet.

Beratende Betreuung: Sanierung und Modernisierung

Selbst die modernste Immobilie muss hin und wieder modernisiert werden. Auch Sanierungen werden mitunter fällig. Die Finanzierung speist sich natürlich aus den Mietzahlungen. Der Mieter wird also nicht bis selten mit einem finanziellen Mehraufwand belastet. Aber er muss Bescheid wissen, warum, wie und unter welchen Umständen die Modernisierung/Sanierung stattfindet.

Insbesondere Sanierungsarbeiten bringen immer nicht-alltägliche Störfaktoren wie Lärm, Schmutz und ausführende Bauarbeiter vor Ort mit sich – eine Ausnahmesituation. Die Mieterbetreuung muss deshalb die Kommunikation aufrechterhalten und gegebenenfalls vermitteln.

Der Abschluss der Verträge mit den Handwerkerfirmen fällt in die Verantwortung der Mieterbetreuung und wird idealiter verwaltet via Servicecase.

Juristische Genauigkeit ist oberstes Gebot. Unvorhergesehene, störende  Geräuschemissionen sorgen für Unmut zwischen Mieter und Vermieter.

Betreuung nach Regeln: Rechtliche Aufgaben der Verwaltung

Sei es

• die Zusendung des Mietvertrages,
• die Bekanntgabe von Mieterhöhungen,
• das Prüfen von Mietminderungen oder
• die Wahrung aller gesetzlicher Vorschriften des BGB.

Für all dies und die Kommunikation dessen an die Mieter ist die Mieterbetreuung zuständig. Domus ERPerleichtert den Austausch und protokolliert ihn.

Fazit: Die Mieterbetreuung in wenigen Worten

Die Mieterbetreuung ist ein Faktotum, ein “Mädchen für alles”, ein Kommunikationstalent. Der Nachrichtenverkehr zwischen Mieter und

• Vermieter
• Hausverwaltung
• den Vermietern beider Objekte bei Umzügen und
• Ämtern

ist Hauptaufgabe der Hausverwaltung im Zuge der Mieterbetreuung.

Sie ist der erklärende Schutzschild zwischen dem Mieter und dem BGB. Die Mieterbetreuung prüft die Rechnungen und sorgt dafür, dass die Betriebskosten nachgefordert oder zurücküberwiesen werden. Sie ist das wichtige Bindeglied zwischen Vermieter und Mieter und muss beider Interessen so umsetzen, dass sie juristisch sicher sind.

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