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Redaktion: DOMUS Redaktion

Buchhaltung, Kontaktverwaltung, Budgetplanung, Meetings – alles digital

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens bringt viele Vorteile. Dazu gehört Zeitersparnis, Bündelung von Prozessen oder zielgenaue Kommunikation. Softwarelösungen, wie ERP- und CRM-Systeme, bilden die Basis. Danach geht es ab in den virtuellen Raum!

ERP-Systeme: Vereinfachen Sie das Kerngeschäft!

So genannte Enterprise Ressource Planning-Systeme (ERP) sind spezialisierte Lösungen für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen und bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen für das „Kerngeschäft“ der Verwaltungstätigkeit. Dabei lassen sich WEG-Verwaltungen ebenso einbinden, wie Mietverwaltungen von Wohnungen, Gewerbeeinheiten oder Garagen. Neben einer übersichtlich strukturierten Soll- und Ist-Buchhaltung ermöglichen diese Programme auch eine Digitalisierung und Automatisierung des Zahlungsverkehrs. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sowie einer professionellen Auftragsverwaltung lassen sich die Arbeitsprozesse vereinfachen und neue Kapazitäten im Unternehmen schaffen.

CRM-Systeme: Sorgen Sie für eine einfache Kommunikation!

Durch eine weitergehende Digitalisierung der Geschäftsprozesse mithilfe sogenannter CRM (Customer-Relation-Management)-Lösungen können Sie alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstige für die Verwaltung wichtigen Dokumente in einem zentralen Informationszentrum bündeln. Auch die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeteilt werden. Sie finden damit alle Informationen zu den jeweiligen Wohnanlagen und -einheiten vollständig und jederzeit. CRM-Systeme bieten nicht nur die Möglichkeit, digitale Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden. Derartige Programme vereinen beispielsweise auch Funktionen zum Adressmanagement, der Kontaktverwaltung und der Budgetplanung innerhalb der Verwaltungseinheiten.

Machen Sie sich orts- und zeitunabhängig!

Mit modernen CRM-Systemen können Sie beispielsweise die jährlich vorgeschriebene Belegprüfung einer WEG schon heute vollständig digital durchführen. Die Prüfung der entsprechenden Belege kann ortsunabhängig zu jeder Tages- und Nachtzeit erfolgen. Selbstverständlich ist dabei auch der Austausch mit anderen Beiräten möglich: So können die Prüfer einzelne Absätze oder Zahlen kommentieren, sich gegenseitig Fragen stellen und die Prüfung in enger Abstimmung durchführen, bevor die nachvollzogene Buchführung zurück an den Verwalter geht. Auch geplante Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung sowie der Wirtschaftsplan einer WEG können zur Prüfung hinterlegt werden.

Switchen Sie um! Präsenzveranstaltungen – teilweise oder komplett virtuell

Klingt für Sie wie Science-Fiction? Die digitale Wohnungseigentümerversammlung (WEG-Versammlung) steht bereits in den Startlöchern. Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, „treffen“ sich hierfür zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation der zugeschalteten Wohnungseigentümer erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte WEG-Mitglieder der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld entsprechende Zugangsdaten. Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann sich der Eigentümer an der Veranstaltung beteiligen, als wäre es selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Im Gegensatz zu einer Teilnahme via Video-Konferenz sind auf diesem Wege auch anonymisierte Abstimmungen möglich.

Durch Digitalisierung schaffen Sie Vorteile für alle Beteiligten!

Der Einsatz digitaler Anwendungen erleichtert nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Kunden die Zusammenarbeit. So entfallen nicht nur unnötige und zeitintensive An- und Abreisen zu den Vor-Ort-Terminen. In Zeiten der Covid-19-Pandemie lassen sich auch unnötige persönliche Kontakte vermeiden. Aufgrund der digitalen Belegprüfung könnte es künftig leichter werden, Beiräte innerhalb einer WEG für das ehrenamtliche Engagement als Belegprüfer zu begeistern. Über die Einbindung nicht persönlich anwesender Mitglieder einer WEG wird nicht nur der Komfort für Ihre Kunden erhöht, auch die gefassten Beschlüsse werden auf eine solidere Basis gestellt. Zudem lassen sich die abgegebenen Stimmen bei Abstimmungen der WEG – im Gegensatz zu einer Teilnahme per Video-Konferenz – einwandfrei nachvollziehen und rechtssicher dokumentieren.