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Redaktion: DOMUS Redaktion

Darf´s ein bisschen mehr sein?

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie schafft neue Kapazitäten in großen und kleinen Verwaltungen. Schnellere Bearbeitungsmöglichkeiten und eine weitestgehend papierlose Dokumentenverwaltung entlasten neben der Natur auch die Mitarbeiter und sorgen für eine große Effizienz. Zudem werden Fehlerquellen minimiert. Weniger Präsenztermine und eine große Datentransparenz sorgen zudem für zufriedene Mieter und Eigentümer. Alles in allem profitieren Unternehmen, Belegschaft und Kunden gleichermaßen.

Papierlos und transparent

 Das vielzitierte „papierlose Büro“ ist mit modernen CRM-Anwendungen keine Zukunftsmusik mehr: Abrechnungen, Wirtschaftspläne, wichtige Dokumente und Informationen aller Art –  inklusive beispielsweise der Einladungen zu den Eigentümerversammlungen oder spezifischer Aushänge für Wohneigentumsgemeinschaften – werden schon heute in vielen Verwaltungen per E-Mail versandt oder über ein Kundenportal wie DOMUS HOMECASE bereitgestellt.

Auch die Post erfolgt papierlos. Durch Zuordnung der jeweiligen Vorgänge werden eingehende E-Mails auch für projektfremde Kollegen nachvollziehbar zugeordnet. Wo früher noch gestempelt und kopiert wurde, werden Dokumente heute digital erstellt, gemailt und Schreiben in Papierform bereits kurz nach Eingang digitalisiert. Das gilt beispielsweise auch für Rechnungseingänge, Angebote oder Versammlungsbeschlüsse. Ist die Buchhaltung schließlich komplett in die „digitale Welt“ überführt, kann sogar die Rechnungsprüfung via Bildschirm erfolgen. Hierfür können alle notwendigen Unterlagen in einem geschützten virtuellen Raum hinterlegt und mit individuellen Zugriffsrechten versehen werden.

 

Skalierbare Lösungen für jeden Bedarf

Mit der passenden Software – wie beispielsweise DOMUS 1000 für kleinere Hausverwaltungen bis 500 Einheiten – kann sogar der gesamte Zahlungsverkehr automatisiert werden. Die Integration eines Dokumenten-Management-Systems in der Software erleichtert zudem den Work-Flow von Verwaltungsmitarbeitern. Unterstützung in den Bereichen Buchen, Mahnen und Abrechnen – diese Tätigkeiten verschlingen in durchschnittlichen Verwaltungen immerhin 30 Prozent des Arbeitsalltags – gibt es mit DOMUS ERP natürlich auch für größere Immobilienverwaltungen. Diese Systemlösung beinhaltet das Adressmanagement, die Kontaktverwaltung, die Budgetplanung und die Erstellung von Serienbriefen.

Unterstützung für die restlichen 70 Prozent des Verwalteralltags bieten spezialisierte CRM-Programme, mit deren Hilfe sich nicht nur die Buchführung, sondern auch die gesamte Kommunikation mit Kunden und Handwerkern digitalisieren lässt. Durch den Einsatz von DOMUS CRM ist es zudem möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstigen Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeordnet werden. Ebenfalls zentralisiert erfolgt die Kommunikation mit den Eigentümern und Mietern.