Die nächste Entwicklungsstufe kommt „wie von selbst“

Auf Basis eines erfolgreich etablierten CRM-Systems lassen sich wiederkehrende Prozesse im Verwaltungsalltag nicht nur optimieren und beschleunigen. Moderne Softwarelösungen ermöglichen die vollständige Automatisierung ganzer Prozessketten. Die flächendeckende Einbindung dieser Technologie wird den Verwalteralltag revolutionieren.

Viele Abläufe einer Immobilienverwaltung folgen – wie in anderen Unternehmen auch – wiederkehrenden und festgelegten Mustern. Geht beispielsweise eine Kündigung ein, muss sie – in vielen Verwaltungen noch händisch – an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die Abnahme der Wohnung hingegen übernimmt nicht selten ein Kollege, während die Bearbeitung der Kautionsrückzahlung von einem dritten Sachbearbeiter erfolgt. Mithilfe spezialisierter Lösungen wie der Softwareanwendung Kalypso der Münchner Softwareentwickler Cloud Klabauter kann die Weiterleitung des aktuellen Bearbeitungsstands sowie die Weitergabe etwaiger Folgeaufträge für die jeweils verantwortlichen Kollegen schon heute vollständig automatisch erfolgen. Dadurch können sich die Mitarbeiter wieder dem Kern ihres alltäglichen Geschäfts widmen: Dem direkten Austausch mit ihren Kunden.

Prozessketten nach dem A-B-Prinzip

Die Anlage der geschilderten Prozessketten erfolgt getreu dem Schema: „Wenn Aktion A, dann Reaktion B.“ So lassen beispielsweise anhand eines vordefinierten Schlüsselbegriffs in einer E-Mail je nach Bedarf einzelne oder mehrere Empfänger hinterlegen, an welche die entsprechende Anfrage weitergeleitet wird. Gleichzeitig können auch nötige Folgeaufträge – inklusive der Ablage hierfür nötiger Dokumente (beispielsweise Formulare für eine Wohnungs-Übergabebestätigung oder Kautionsrückgabe) – vollautomatisiert hinterlegt werden. Bestätigt beispielsweise Mitarbeiter A, dass eine gekündigte Wohnung erfolgreich übernommen wurde, wird Mitarbeiter B vollautomatisch darüber informiert, dass er die Kautionsrückzahlung in die Wege leiten kann.

Ähnliche Prozessketten lassen sich bei zahlreichen weiteren alltäglichen Abläufen initialisieren. Hierzu gehört neben verschiedenen Vorgängen rund um die Kündigung, Übernahme und Neuvermietung von Wohneinheiten unter anderem auch die Bearbeitung und selbstständige Handwerkerbeauftragung im Falle eingehender Schadensmeldungen. Durch die stetige Weiterentwicklung der noch neuen Softwarelösung sollen die Anwendungsbereiche zukünftig noch weiter ausgebaut werden.

Unabhängig vom Softwareanbieter einsetzbar

Spezialisierte Softwareanbieter wie die Münchner Cloud Klabauter GmbH treiben die Entwicklung branchenspezifischer Automatisierungslösungen tatkräftig voran. Der Clou an den Lösungen der IT-Experten: Die Automatisierung bestimmter Abläufe in Immobilienverwaltungen kann mit den entwickelten Softwarelösungen völlig unabhängig vom jeweiligen Anbieter vorgenommen werden. Trotz einer bestehenden Produktpartnerschaft mit der DOMUS Software AG lässt sich das Automatisierungssystem Kalypso nach Herstellerangaben mit den Programmen aller renommierten Anbieter nutzen.

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