Digitale Treffen statt Vor-Ort-Termine

Sind alle Prozesse in einem Verwaltungsunternehmen in die digitale Welt überführt, so bietet dies die Basis, um auch weitere Geschäftstätigkeiten auf die virtuelle Ebene zu übertragen. So ist es digitalisierten Immobilienverwaltern beispielsweise möglich, die jährlich vorgeschriebenen Belegprüfungen in ihren Wohneigentumsgemeinschaften auf digitalem Wege stattfinden zu lassen.

Damit entfallen die – häufig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten stattfindenden – Vor-Ort-Termine. Die Beiräte können auf diesem Wege nicht nur die erforderlichen Daten und Kennzahlen einer WEG prüfen, sie können sich auch untereinander austauschen, dem Verwalter bei Bedarf Fragen stellen oder Notizen zu einzelnen Posten hinterlassen, als wären sie persönlich anwesend. Ebenso praktisch für Verwalter sowie für ihre Kunden ist die Einbindung auch nicht persönlich anwesender Mitglieder einer WEG bei den jährlichen Eigentumsversammlungen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die WEG-Versammlung parallel zur Präsenzveranstaltung in einem virtuellen Konferenzraum zu veranstalten. Hier nehmen die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich vor Ort sind, vertreten über digitale Alter-Egos, sogenannte Avatare teil. Mit dieser virtuellen Person können sie sich beispielsweise an Abstimmungen beteiligen, sich mit anderen WEG-Mitgliedern austauschen und Fragen stellen. Ein weiteres Plus: Die digital erfolgten Abstimmungen, die im Gegensatz zu einer Video-Konferenz auch anonym stattfinden können, werden im System rechtssicher dokumentiert.

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