Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse

Einen Schritt weiter gehen sogenannte Customer-Relationship-Management -Anwendungen (kurz: CRM). Denn nur etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags in Immobilienverwaltungen gehen auf die eben geschilderten Buchhaltungsbereiche zurück. CRM-Systeme unterstützen auch bei der Digitalisierung der übrigen 70 Prozent der Verwaltertätigkeit.

So ist es mit einer solchen Softwarelösung beispielsweise möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mail und sonstige für die Verwaltung relevante Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommunikation zwischen Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann mit der Software den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeteilt werden. Damit sind relevante Informationen zu den jeweiligen Wohnanlagen und -einheiten jederzeit vollständig und problemlos auffindbar.

Im Gegenzug erfolgt auch die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern zentralisiert. So bieten CRM-Systeme nicht nur die Möglichkeit, Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden. Derartige Programme vereinen beispielsweise auch Funktionen zum Adressmanagement, der Kontaktverwaltung und der Budgetplanung innerhalb der Verwaltungseinheiten. Durch die Zentralisierung der Verwaltungs- und Kommunikationstätigkeiten werden Bearbeitungszeiten verkürzt und Kapazitäten in der Verwaltung gebündelt.

Insbesondere auf Basis eines CRM-Systems bietet die Einbindung der Künstlichen Intelligenz enorme Potenziale: So bieten Programme wie Chat GPT durch eine vollautomatische Texterkennung und – generierung beispielsweise die Möglichkeit, Schriftverkehr mit Kunden und Handwerkern nahezu vollständig zu automatisieren. Im Falle einer eingehenden Schadensmeldung erkennt das Textprogramm die Inhalte der Mail und leitet – völlig autonom – weitere Schritte ein, angefangen von der Information einzelner Mitarbeiter in der Verwaltung über die Anlage nötiger Folgeaufträge im CRM-System, bis hin zur Beauftragung des entsprechenden Handwerkers. All dies erfolgt ohne das Zutun eines Mitarbeiters.

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