DOMUS 4000: Einrichtung Rechnungsnummernkreis

Im DOMUS 4000 haben Sie die Möglichkeit Belegnummern automatisch vergeben zu lassen. Dies funktioniert für die Bereiche Sollstellungen, Abrechnungsergebnisse, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen jeweils als Gutschrift und Belastung. In den Objektstammdaten müssen Sie dafür zunächst den Haken für „Belegnummern automatisch vergeben“ setzen. In den Mieterstammdaten können Sie dann noch explizit die Mieter oder Eigentümer einstellen. Hier haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

  • Keine Vergabe von Belegnummern (Standard)
  • Automatische Vergabe von Belegnummern
  • Vergabe von Belegnummern bei Änderungen
  • Belegnummer bei nächster Sollstellung

Den Rechnungsnummernkreis selbst richten Sie über den Menüpunkt Einstellungen – Einrichtung Rg.-Nummernkreis ein.  Standardmäßig erhalten Sie auf der linken Seite die Explorer Ansicht nach Mandant, Kreis und Objekt. Markieren Sie nun im Explorer die Buchhaltungsebene für die ein Rechnungsnummernkreis eingerichtet werden soll. Klicken Sie im rechten Bereich der Bearbeitungsmaske auf das weiße Blatt, um einen Rechnungsnummernkreis anzulegen. Vergeben Sie eine Bezeichnung und anschließend das Format Ihrer Belegnummern. Achten Sie darauf, dass der Rechnungsnummernkreis maximal 12 Stellen haben darf. Mit einem Klick auf das weiße Ausrufezeichen auf blauem Hintergrund, erhalten Sie hilfreiche Informationen zur Anlage des Formats. So müssen Platzhalter für Datumsangaben immer zwischen 2 Rauten gesetzt werden. Die maximale Ziffernvergabe wird immer in die eckige Klammer gesetzt. Für einen Rechnungsnummernkreis mit Jahreszahl und maximal 5 Stellen geben Sie folgendes Format ein:
#yyyy#-[00000] Dieses Format entspricht einer Länge von 10 Zeichen. Der Minimalwert gibt an, welche Nummer zuerst vergeben werden soll. Der Maximalwert gibt die letzte zu vergebene Belegnummer an. Für das Format aus meinem Beispiel ist dies beispielsweise 99999. Haben Sie also in der eckigen Klammer 5-mal die 0 für 5 Stellen angegeben, so kann der Maximalwert als höchste mögliche Zahl die 99999 haben. Nachdem der Rechnungsnummernkreis nun eingerichtet ist, erscheint er als nicht zugeordneter Rechnungsnummernkreis. Die Zuordnung erfolgt über den entsprechenden Button „Nummernkreis zuordnen“ Sie können nun folgende Auswahlmöglichkeiten treffen:

Sobald Sie eine Auswahl getroffen und dies mit „OK“ bestätigt haben, erscheint der Rechnungsnummernkreis bei den zugeordneten Rechnungsnummernkreisen. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich. Die Bearbeitung des Formats und der Bezeichnung unterliegt jedoch dem Kennwortschutz. Das Kennwort erhalten Sie auf Anfrage an das Support Team DOMUS 4000.

Ein Rechnungsnummernkreis kann aber nicht nur nach der Mandant, Kreis oder Objekt Struktur zugeordnet werden. Eine weitere Zuordnungsmöglichkeit ist nach Kreditoren. Hier ist die Vergabe von Belegnummern für die Verwaltergebühr möglich.

Eine weitere Möglichkeit der Zuordnung ist nach SEV Verwalter, wo die Vergabe der Belegnummer für die Verwaltergebühr der Sondereigentumsverwaltung ermöglicht wird.

Last but not least noch die Zuordnung zum SEV Eigentümer. Dies lässt die Vergabe der Belegnummer für ein Abrechnungsergebnis der Sondereigentumsverwaltung zu, für sowohl Guthaben als auch Nachzahlungen.

Da die Auswahlmöglichkeiten sehr vielfältig sind, steht Ihnen für dieses Tool ein Nummernkreis Assistent zur Verfügung, der Ihnen helfen soll die Anlage und Einrichtung zu erleichtern.

Sollten Sie noch Fragen zur Anlage oder Einrichtung haben, so steht Ihnen das Serviceteam der DOMUS Software AG gern helfend zur Seite.