Redaktion: Katharina Podboj

DOMUS NAVI: Die digitale Belegprüfung in HOMECASE

Aktivieren Sie zuerst das Plug-In für die Belegprüfung in den Einstellungen von DOMUS NAVI.

Aktivieren Sie für das gewünschte WEG-Objekt im HOMECASE-Reiter den Objekt-Bericht “Hausabrechnung mit Einzelkonten”, über welchen die Belege später geprüft werden.

Erstellen Sie in DOMUS NAVI eine Aktivität für die Belegprüfung und hinterlegen Sie die Dokumente wie Tagesordnung, Abrechnung/Status sowie den Wirtschaftsplan in der Dokumentenverwaltung, wenn Sie diese in der Belegprüfung anzeigen lassen möchten und starten Sie die Prüfung innerhalb der Aktvität:

Oder aus der Aktivitäten-Übersicht, indem Sie zuvor die betreffende Aktivität markieren:

Stellen Sie den Zeitraum für Ihre Belegprüfung ein und geben Sie die Dokumente frei. Wählen Sie ebenfalls die Prüfer aus, Beiräte sind gekennzeichnet und setzen Sie auch den Haken bei “Hausabrechnung”, da über diese die Belege eingesehen werden.

Klicken Sie danach auf “Fertig stellen” und die Belegprüfung wird in HOMECASE angelegt.

Melden Sie sich nun mit Ihrem Verwalter-Zugang in HOMECASE an.

Sobald die Belegprüfung erstellt wurde, können Sie diese in HOMECASE unter dem Menüpunkt “Belegprüfung” im entsprechenden Objekt aufrufen.

Bitte kontrollieren Sie nun die angezeigten Dokumente und Belege. Sollte alles zu Ihrer Zufriedenheit sein, geben Sie die Beleprüfung für Ihre Prüfer frei.

WICHTIGER HINWEIS: “Fehlende Belege hochladen”

Sie können in diesem Bereich nur nachträglich Belege hochladen, sollten diese zu einer Buchung nicht im Rechnungseingang in DOMUS 4000 hinterlegt sein.

Sind alle Belege vollständig, können diese automatisch in der Hausabrechnung abgerufen werden und die Bestätigung wird angezeigt.

Sollten die Belege vollständig in DOMUS 4000 hinterlegt sein und Sie erhalten hier trotzdem eine Fehlermeldung, prüfen Sie bitte mit Ihrer Technik ob der Document Upload Agent Version 1.10.0 korrekt auf Ihrem Server implementiert wurde. Benötigen Sie hierbei Unterstützung senden Sie uns gern eine E-Mail.

Aus Sicht des Prüfers:

Wurden die Belege erfolgreich hochgeladen und die Prüfung konnte freigegeben werden, erhalten Ihre Prüfer nun eine Information, auch per E-Mail sofern eingestellt und können die Prüfung in HOMECASE im Bereich “Belegprüfungen” aus der Übersicht aufrufen.

Nach einer kurzen Einleitung erhalten diese ebenfalls Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Dokumente sowie die Hausabrechnung und den Belegen.

Über die PDF-Symbole können die Belege nun geprüft werden. Momentan erhält jede Buchung ein PDF-Symbol, auch wenn es sich z. B. um eine beleglose Buchung handelt oder der Beleg im Moment nicht angezeigt werden kann.

Im Bereich “Anmerkungen & Fragen” können die Prüfer gemeinsam und untereinander Anmerkungen und Fragen klären und diese posten sowie geklärte Fragen als erledigt markieren.

Solange die Anmerkungen nicht übermittelt werden, erhält die Hausverwaltung dazu keine gesonderte Information, kann die Nachrichten aber jederzeit über den Verwalter-Zugang verfolgen und ebenfalls antworten oder als erledigt markieren.

Offene Fragen für die Hausverwaltung, können von den Prüfern über den Button “Anmerkungen übermitteln” an die Hausverwaltung gesendet werden.

Sie erhalten darüber auch eine entsprechende Notiz in der Aktivität, welche daraufhin auf den Status “Neu” wechselt.

Hat der Prüfer seine Prüfung beendet, kann diese über den gleichen Bereich, z. B. mit einer Bemerkung mit “Prüfung abschließen” abgeschlossen werden.

Für den Prüfer sind nun alle Schritte erledigt.

Zurück in Ihrem Verwalter-Account, sehen Sie in der Übersicht welcher Prüfer die Belegprüfung bereits abgeschlossen hat oder ob z. B. noch offene Fragen bestehen.

Sobald alle Prüfer die Belegprüfung abgeschlossen haben, erhält diese den Status “Geprüft”.

Wurden noch offene Fragen übermittelt, können Sie diese in Ihrem Verwalter-Zugang noch beantworten und die Prüfung dann ebenfalls beenden.

Die Belegprüfung erhält dann den Status “Abgeschlossen” und ein Abschlussbericht wird in der Aktivität hinterlegt.