DOMUS NAVI: Schnellerfassung

 

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Herr Franke und seine Sachbearbeiterinnen bearbeiten am Tag viele Vorgänge, bei denen auch neue Aktivitäten angelegt werden müssen. Um diese Vorgänge schnell und effektiv abzubilden, benutzen sie die Schnellerfassung von DOMUS NAVI.

Schnellerfassung_Domus_Navi_btn_schnellerfassungSobald ein Mieter in der Hausverwaltung anruft und seine Anliegen schildert, öffnen die Sachbearbeiterinnen die Schnellerfassung über den entsprechenden Button im Menüband.

So öffnet sich folgende Maske, in der alle vorerst benötigten Informationen sofort und während des Gespräches eingetragen werden können.

Schnellerfassung_Domus_Navi_Gesamt

 

1.       Die Adresszuordnung

Schnellerfassung_Domus_Navi_AdresszuordnungAls Erstes wird versucht den Mieter zu identifizieren und diesen als Adresse der Aktivität zuzuordnen. Sollte es mehrere beteiligte Personen geben, können diese ebenso mitaufgenommen werden. Zugeordnet werden Adressen über den Button „Schnellerfassung_Domus_Navi_btn_zuordnung Neue Zuordnung erstellen“.

 

 

2.       Die Kerninformationen

Schnellerfassung_Domus_Navi_Kerninformationen

Damit eine Aktivität auch wieder schnell zu finden und auch zu erkennen ist, egal  um was für eine Problematik es sich handelt, werden die wichtigsten Kerninformationen eingetragen.

Titel Hier wird ein klar verständlicher Titel für die Aktivität vergeben
Kategorie Hier wird eine Kategorie vergeben, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen
Besitzer Hier wird der Haupt-Bearbeiter der Aktivität ausgewählt
Code Hier wird der Code für den Kontakteintrag gewählt
Bearbeitungsstatus Hier wird entschieden, wie der Status der Aktivität ist

 

3.       Der Kontakteintrag

Schnellerfassung_Domus_Navi_Kontakteintrag

Im Feld des Kontakteintrages beschreiben die Sachbearbeiterinnen, was gemacht wurde, egal ob es sich um ein kurzes Telefonat mit dem Mieter oder ein Anschreiben an ihn handelt.

 

4.       Die Dokumente

Schnellerfassung_Domus_Navi_Dokumente

Sollte es nötig sein, Dokumente zu hinterlegen, so wird dies über den Button “Dokument importieren” erledigt. Hier wählen die Sachbearbeiterinnen ein bestehendes Dokument aus, das sie zur Aktivität hinzufügen möchten.

 

5.       Wiedervorlage / Termin

Schnellerfassung_Domus_Navi_WV_Termin

Auch eine Wiedervorlage oder einen Termin in diesem Zuge zu erstellen, ist für die Sachbearbeiterinnen ein Leichtes. Hierfür setzen sie an der entsprechenden stelle einen Haken und wählen den gewünschten Zeitraum aus.

 

6.       Aktivität erstellen

Um z.B. nach dem Ende des Telefonats die Aktivität zu erstellen, werden alle Einträge über den Button „Schnellerfassung_Domus_Navi_btn_saveclose speichern und schließen“ bestätigt.

Sollten sie noch weitere Änderungen machen müssen, die man in der Schnellerfassung nicht erledigen kann, so wählen die Sachbearbeiterinnen  den Button „Schnellerfassung_Domus_Navi_btn_saveedit speichern und bearbeiten“. Dann öffnet sich das richtige Aktivitäten Fenster mit den schon eingetragenen Daten.

weitere Informationen unter www.domus-navi.de