Redaktion: Tanja Baretzky

Ehemalige Präsenz-Termine können auch online stattfinden

Die Digitalisierung der Verwalterbranche nimmt zunehmend Fahrt auf: Mittlerweile gehört der Einsatz digitaler Buchungssysteme zum Standard in großen und kleinen Immobilienverwaltungen. Weitergehende Lösungen ermöglichen es Verwaltern sogar, ehemals zwingende Präsenztermine wie die WEG-Versammlung oder die jährlich vorgeschriebene Belegprüfung, in den digitalen Raum zu verlegen.

Wer meint, durch den Einsatz eines ERP- oder CRM-Systems die Möglichkeiten der digitalen Immobilienverwaltung ausgeschöpft zu haben, irrt. Denn durch die erfolgreiche Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ist bereits die Basis geschaffen, um den nächsten Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Verwaltung zu gehen. So ist es beispielsweise möglich, bislang übliche Präsenzveranstaltungen teilweise oder komplett in die digitale Welt zu verlegen. Dabei bieten Online-Termine nicht nur für Verwalter, sondern auch für ihre Kunden zahlreiche Vorteile.

Orts- und zeitunabhängige Belegprüfung

Mit HOMECASE kann beispielsweise die jährlich vorgeschriebene Belegprüfung einer WEG schon heute vollständig digital durchgeführt werden. Die Prüfung der entsprechenden Belege ist damit ortsunabhängig zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich. Selbstverständlich ist dabei auch der Austausch mit anderen Beiräten möglich: So können die Prüfer einzelne Absätze oder Zahlen kommentieren, sich gegenseitig Fragen stellen und die Prüfung in enger Abstimmung durchführen, bevor die nachvollzogene Buchführung zurück an den Verwalter geht. Auch geplante Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung sowie der Wirtschaftsplan einer WEG können zur Prüfung hinterlegt werden.

WEG-Versammlung via Monitor

Eine Neuerung, die für viele Verwalter noch nach Science-Fiction klingen mag, aber sowohl technisch als auch rechtlich in den Startlöchern steht, ist die digitale Wohnungseigentümerversammlung (WEG-Versammlung). Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, „treffen“ sich hierfür zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation der zugeschalteten Wohnungseigentümer erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte WEG-Mitglieder der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld entsprechende Zugangsdaten. Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann sich der Eigentümer an der Veranstaltung beteiligen, als wäre es selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Im Gegensatz zu einer Teilnahme via Video-Konferenz sind auf diesem Wege auch anonymisierte Abstimmungen möglich.

Vorteile für Eigentümer und Verwalter

Der Einsatz digitaler Anwendungen erleichtert nicht nur Verwaltern sondern auch ihren Kunden die Zusammenarbeit. So entfallen nicht nur unnötige und zeitintensive An- und Abreisen zu den Vor-Ort-Terminen, damit lassen sich in Zeiten der Covid-19-Pandemie auch unnötige persönliche Kontakte vermeiden. Den Verwaltern dürfte es durch Anbieten einer digitalen Belegprüfung zukünftig leichter fallen, Beiräte innerhalb einer WEG für das ehrenamtliche Engagement als Belegprüfer zu begeistern. Zudem entfallen auch für den Verwalter zeitintensive Vor-Ort-Termine, die aufgrund der Verfügbarkeit der beteiligten Beiräte häufig außerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden mussten.

Vorreiter prägen den Alltag von morgen

Für Verwalter bieten derartige ortsunabhängige Angebote eine echte Möglichkeit, sich von ihrer vielfach noch analog arbeitenden Konkurrenz abzusetzen und einen wirklichen Mehrwert für sich und ihre Kunden zu schaffen. Denn die Hausverwaltung der Zukunft wird sich sukzessive in die Digitale Welt verlagern – durch die Auswirkungen der Covid 19-Pandemie wird diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Natürlich ist der persönliche Kontakt zu den Eigentümern und Mietern nach wie vor ein wichtiges Element des beruflichen Alltags. Dennoch können durch optimierte Veranstaltungsformate Ressourcen im eigenen Unternehmen geschaffen werden, die an anderer Stelle in die reibungslose Pflege und Betreuung des Immobilienbestands einfließen können.