DOMUS 1000: Gesamtwert eines Schlüssels ändert sich im Jahresverlauf

Einheiten werden geteilt, neu vermessen oder zusammengelegt – es kann vorkommen, dass sich ein Anteilschlüssel innerhalb einer Abrechnungsperiode ändert.

Wenn sich im Laufe eines Jahres die Wohnfläche oder der Miteigentumsanteil (MEA) einer Einheit ändert – etwa durch Teilung oder Zusammenlegung –, stellt sich die Frage:
Wie bilde ich diese Änderungen korrekt in der Abrechnung ab?

Dieses Szenario tritt in der Praxis häufig auf und wird regelmäßig im Rahmen unseres Hotlinesupports thematisiert.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Änderungen in DOMUS 1000 korrekt und nachvollziehbar abbilden.

Beispiel:
Die Gesamtwohnfläche vergrößert sich;
das Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses wird ausgebaut, zum 01.09.2025 kommt eine zusätzliche Wohnung hinzu.

Mit den folgenden Schritten stellen Sie eine taggenaue Erfassung der Änderungen sowie die entsprechende Aufteilung der Kosten in der Jahresabrechnung sicher:

1. Legen Sie einen neuen Schlüssel an:

   

   Für die taggenaue Abrechnung benötigen Sie einen variablen Schlüssel.
   Die Bezeichnung können Sie frei vergeben, nutzen Sie hierzu das graue Kästchen rechts neben dem Drop-Down-Menü.
   Wir empfehlen eine eindeutige, selbsterklärende Bezeichnung, die sowohl für Sie als Verwalter als auch für Eigentümer oder Mieter nachvollziehbar ist.

2. Werte bei allen Einheiten erfassen – unterjährige Änderung einpflegen:

   

   In unserem Beispiel ist die Dachgeschosswohnung zum 01.09.2025 fertiggestellt und wurde an die Mieterin Petra Kraus übergeben.
   Das Abrechnungsjahr beginnt jedoch bereits am 01.01.2025.
   Entsprechend sehen Sie im Beispiel, dass für die Monate Januar bis August 0 m² Wohnfläche hinterlegt wurden, ab September stehen die 80 m² Wohnfläche dann zur Verfügung.

   Wenn in den Stammdaten bereits das Einzugsdatum 01.09.2025 hinterlegt wurde, ist die erste Zeile nicht erforderlich – DOMUS 1000 berücksichtigt dann automatisch nur den Zeitraum ab Einzug bzw. Kauf.

   ❗ Wichtig:
   Der variable Schlüssel muss bei allen Einheiten gepflegt werden, nicht nur bei der neuen. Nur so kann DOMUS 1000 die Flächenanteile korrekt berechnen und die Kosten gleichmäßig aufteilen.
   Sind alle Werte eingetragen, so bilden Sie innerhalb der Objektstammdaten über den Reiter “Schlüssel” abschließend die Objektsumme.

3. Übernehmen Sie den variablen Schlüssel in die Abrechnung:

   

   Wechseln Sie nun in Ihrer Abrechnung bei allen Positionen, die nach Wohnfläche verteilt werden, vom bisherigen Anteilschlüssel zum neu angelegten variablen Schlüssel.
   Die Kosten werden somit – in unserem Beispiel – für die ersten acht Monate auf 150 m² Wohnfläche (Schlüsselwert: 150 m²*243 Tage) und ab dem 01.09.2025 auf 230 m² Wohnfläche (Schlüsselwert: 230 m²*122 Tage) verteilt.

4. Rückkehr zum Anteilschlüssel im Folgejahr
   Sie möchten im neuen Abrechnungsjahr wieder den regulären Anteilschlüssel verwenden? So gehen Sie vor:

   

   Sie rufen sich über die Objektstammdaten den Reiter “Einheiten” auf.
   Passen Sie den m² Wohnfläche-Schlüssel an. Im Beispiel erhält die Einheit 4 im ausgebauten Dachgeschoss nun den Einheitswert 80 m².
   Über Objektsumme bilden Sie den neuen Gesamtwert der Wohnfläche für das Objekt.

   In der kommenden Abrechnung können Sie alle Positionen, die nach Wohnfläche verteilt werden, wieder auf den alten Anteilschlüssel ändern.
   Der variable Schlüssel wird für Folgeabrechnungen nicht mehr benötigt – es sei denn, Sie haben erneute unterjährige Anpassungen der Flächen.

   Alternative: Neuen Anteilschlüssel anlegen
   ⚠️ Achtung:
   Wenn Sie den bestehenden Anteilschlüssel überschreiben, wirken sich die Änderungen auch auf vorherige Abrechnungen aus – sofern diese noch nicht verbucht wurden!

   Um das zu vermeiden, können Sie stattdessen einen neuen Anteilschlüssel anlegen und diesen künftig verwenden.

Weiterführende Informationen:

Ausführliche Informationen finden Sie im Handbuch im Kapitel “2.11 Umlageschlüssel”.

Weiterführende Informationen zur Anlage und Pflege von Schlüsseln finden Sie in unserem Blogbeitrag “DOMUS 1000: Schlüssel für Abrechnungen und Wirtschaftspläne anlegen und pflegen” .

Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich mit einem unserer Supporttermine. Die Schlüsselanlage ist Teil der zweistündigen Schulung Grundlagen Stammdaten.
Buchen Sie bei Bedarf gerne direkt über unseren Kalender einen für Sie passenden Termin.

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