Hürdenlauf über politische Vorgaben

Zu Beginn dieses Jahres hatte man sich kaum vorstellen können, dass es nach den Corona-Belastungen der vergangenen Monate noch schlimmer kommen könnte. Wenige Monate später, ausgelöst durch den Ukraine-Russland-Konflikt, gehören die Schlagworte Energiekrise, Lieferkrise und Inflation zum Standardrepertoire des täglichen Nachrichtenkonsums. Als hätten Gebäudeeigentümer und Verwaltungsunternehmen jeglicher Größe nicht schon genug Themen auf der Agenda, werden sie zusehends zu Getriebenen der Politik und Ansprüchen ihrer (zurecht) verunsicherten Klientel.

Jüngste Beispiele sind – nach beispielsweise Heizkostenverordnung und Grundsteuererklärung – die von der Politik beschlossene Dezember-Einmalzahlung und Gaspreisbremse. Fazit der Branche: gut gemeint, aber schlecht und wenig praxisnah umgesetzt.

Denn wem wird die praktische Umsetzung verantwortet? Verwaltern, ihren Messdienstleistern und der Energiewirtschaft. Sie sollen innerhalb kürzester Zeit den Verbrauch auf Grundlage des Septemberwerts sauber herausrechnen – ein fehleranfälliges Unterfangen, sofern sich die Abschlagszahlungen zwischendurch erhöht haben. Das zu entwirren führt bei größeren Verwaltungen mit vielen tausend Abrechnungen zu einem riesigen Mehraufwand. Ansonsten bliebe nur die Berechnung in der Jahresendabrechnung – als kurzfristige Entlastung für die Haushalte im normalen Jahresturnus deutlich zu spät. Hinzukommt: In der Nebenkostenabrechnung sind weitere Dienstleistungen enthalten, wie zum Beispiel Hausmeisterdienste. Mal wieder ungeklärt ist dabei die Frage, wer die Kosten für diese Mehraufwände der Verwalter übernimmt. Denn diese Tätigkeit steht – wie so oft – in keinem Verwaltervertrag. Erledigt werden muss sie trotzdem.

Branchenweites Entsetzen

Unstrittig ist, dass die oben benannten Instrumente notwendig sind, um die deutschen Haushalte bei der enormen finanziellen Mehrbelastung zu unterstützen. Nur bei der Umsetzung hätte man die entsprechenden Parteien stärker ins Boot holen müssen. So ruft die Politik Entsetzen bei Verwalterverbänden und in der Energiewirtschaft hervor. Auch die eventuell ab 1. März 2023, oder bereits ab 1. Februar 2023, gültige Gaspreisbremse wirft ihre Schatten voraus. Energiebranche und Softwareanbieter haben bereits signalisiert, dass die Vorlaufzeit für diese Umstellungen im Abrechnungssystem viel zu knapp ist. Ein Chaos bei Millionen Gaskunden scheint fast vorprogrammiert, auch weil Verbraucherschützer fordern, den Dezemberabschlag bis spätestens zum Jahresende zu erstatten.

Gute Kommunikation ist das A und O 

Eine Lösung für das Problem ist alles andere als einfach. Und auch kurzfristig wird diese nicht umsetzbar sein. Es empfiehlt sich, mit seinen Kunden frühzeitig das Gespräch zu suchen, Eigentümer und Bewohner bei allen kommenden Schritten transparent abzuholen und Verständnis für die Herausforderung zu schaffen. Denn wenn es ums Thema Geld geht, sind Streit und Einspruch geradezu vorprogrammiert. Umso wichtiger ist eine transparente und lückenlose Kommunikation.

Unterstützen kann dabei die Mieter-/Eigentümer-Plattform HOMECASE. Sie bietet DOMUS-Verwaltern jeder Größe die Möglichkeit, eine individualisierte Plattform für die Kommunikation sowie den Dokumentenaustausch mit Eigentümern und Mietern bereitzustellen. Zudem kann auch die Kommunikation mit Handwerkern oder anderen Dienstleistern wie Abrechnungsunternehmen über die Plattform erfolgen. Großer Vorteil für Verwalter: Die eingehenden Anfragen werden direkt in die Organisationssoftware DOMUS CRM übernommen. Durch Festlegung der gewünschten Folgehandlungen kann das Programm direkt mit standardisierten Prozessen reagieren: So können beispielsweise automatische Antworten auf eingehende Kundenwünsche gesendet werden. Gerade wenn schnell und unkompliziert kommuniziert werden soll, ist die Schwarzes Brett-Funktion hilfreich. Hierüber können Immobilienverwalter oder Dienstleister die Plattform für gemeinschaftsbezogene Ankündigungen nutzen. Durch die direkte Anbindung an DOMUS ERP und DOMUS CRM ist keine Synchronisation oder manuelle Eingabe der Daten in die unternehmenseigene Software nötig: Relevante Daten werden automatisch in das eigene Verwaltungsprogramm übernommen. Das verhindert Fehl- oder Doppeleingaben. So sind DOMUS-Verwalter zumindest hausintern gut vorbereitet, um den kommenden stürmischen Wochen und Monate zu trotzen. Auch wenn diese für die Verwalterzunft alles andere als einfach werden: Auf DOMUS als Partner an ihrer Seite kann sie sich verlassen.

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