DOMUS CRM

Maximale Effizienz für Immobilienverwalter.

Vorgangsverwaltung
Projekt-und Budgetverwaltung
Dokumentenverwaltung
Rechnungsmanagement
E-Mails- und Kalender-Funktion (Exchange)

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Maximale Effizienz für Immobilienverwalter.

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DOMUS CRM

Die Rundum-Sorglos-Software

Etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags einer Immobilienverwaltung werden für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen aufgewendet. Die Softwarelösung DOMUS CRM unterstützt Verwalter mit ihren vielschichtigen Anwendungsmöglichkeiten in den übrigen 70 Prozent ihrer täglichen Aufgaben und sorgt für eine deutliche Effizienzsteigerung innerhalb des Unternehmens.

„DOMUS CRM unterstützt Verwalter bei nahezu allen Prozessen ihres Alltagsgeschäfts.“

Stephanie Kreuzpaintner CEO DOMUS Software AG

Die Dokumentenverwaltung von DOMUS CRM erspart Verwaltern viel Zeit und Arbeitsaufwand beim Erstellen von Serienbriefen. Durch die einmalige Anlage von Standardbriefvorlagen für unterschiedliche Vorgänge können nicht nur die üblichen Elemente wie das Firmenlogo, die Fußzeile und Seriendruckfelder integriert werden. Auch weitere für die jeweiligen Serienbriefe relevanten Felder können in die Vorlagen integriert werden. So ist es beispielsweise für einen Handwerkerauftrag möglich, Felder für die Bereiche Anschrift, Anrede, Titel, Schadensort, Schadensfall, betroffener Mieter, Adresse der Rechnungsstellung, Objektbetreuer sowie die persönliche Signatur anzulegen. Beim Erstellen eines Briefes zur Handwerkerbeauftragung werden diese Bereiche künftig automatisch befüllt. Für fast jeden Bedarf können somit Standardschreiben verwendet werden. Das ist transparent für alle Mitarbeiter und unterstützt die professionelle Außenwirkung der Immobilienverwaltung. Auch Serienbriefe und Rundschreiben können mit einer Vorlage in DOMUS CRM erstellt werden.

Über den Reiter „Arbeitsprotokolle“ in DOMUS CRM haben Verwalter jederzeit die Möglichkeit, eine objektbezogene Auswertung ihrer Immobilien zu erstellen, aus der ersichtlich ist, wie viel Zeit pro Mitarbeiter oder pro Kategorie für ein Objekt investiert wurde. Um diese Auswertung beispielsweise zur Eigentümerversammlung mitzunehmen, kann die Übersicht problemlos ausgedruckt werden. Im Report sind alle einzelnen Zeitangaben aufgelistet und am Ende die Gesamtzeit kumuliert. So ist der Arbeitsnachweis für einzelne Wohneigentümergemeinschaften mit wenigen Knopfdrücken erstellt. Auch der Einbezug von Sonderleistungen in den verwalteten Immobilien ist möglich.

Zahlreiche Prozesse des Verwalteralltags basieren auf wiederkehrenden Abläufen. Diese können durch die Anlage von Standardprozessen mit DOMUS CRM zu einem erheblichen Teil automatisiert werden. So ermöglicht es die Immobiliensoftware, standardisierte Workflows zu hinterlegen – beispielsweise bei einer Wohnungskündigung: Geht eine Kündigung ein, so wird etwa der zuständige Mitarbeiter informiert, die entsprechende Kündigungsfrist zu prüfen. Auch die Geschäftsführung bekommt auf Wunsch automatisch eine Meldung über den Eingang der Kündigung zugesandt. Entsprechend verhält es sich mit allen anderen Aufgaben, die im Zuge einer Kündigung erledigt werden müssen. In jeder Aufgabe ist außerdem eine Arbeitsanweisung für den Bearbeiter hinterlegt, sodass auch andere Mitarbeiter – beispielsweise in Vertretungssituationen – jederzeit wissen, was zu tun ist. Damit profitieren Verwalter von einer Optimierung der Arbeitsabläufe und ihre Kunden von schnelleren Bearbeitungszeiten.

Mit der Budgetverwaltung von DOMUS CRM kann beispielsweise bei Sanierungen in den verwalteten Immobilien ein Gesamtbudget nach DIN-Norm erstellt und hinterlegt werden. Gleichzeitig lässt sich in der Benutzerverwaltung der Immobiliensoftware festlegen, welche Mitarbeiter bis zu welchen Beträgen automatisch beauftragen dürfen oder wann eine Freigabe nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ notwendig ist. Dies kann auch für Rechnungsfreigaben definiert werden. Zudem kann definiert werden, welche Mitarbeiter Freigaben bei entsprechenden Kollegen einholen müssen. Damit sind der Workflow und die entsprechenden Zuständigkeiten klar definiert.

Durch die Einbindung von E-Mail in DOMUS CRM werden alle Arbeitsabläufe inklusive der erfolgten Kommunikation objektbezogen zusammengefasst und sind auch im Nachhinein lückenlos nachvollziehbar. Auch die zugehörigen Kontaktdaten der Kunden sowie aller weiterer Ansprechpartner sind über die Immobiliensoftware auf einen Klick zu finden.

Durch die Kalenderfunktion von DOMUS CRM ist es Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung möglich, auf die Terminpläne ihrer Kollegen und der Geschäftsführung zuzugreifen und gewünschte Termine einzutragen. Neben dem Eintrag in das System werden die Daten durch die Nutzung eines Microsoft Exchange Servers auch in Echtzeit auf mobile Endgeräte übertragen. So werden Überschneidungen vermieden und die Geschäftspartner umgehend über den Eingang eines neuen Termins informiert, selbst wenn sie gerade nicht im Haus sind.

Durch die TAPI-Schnittstelle ist DOMUS CRM in der Lage, den jeweiligen Kundenakten individuelle Telefonnummern zuzuordnen. So öffnet sich beim Anruf eines Mieters oder Eigentümers auf Wunsch automatisch seine Mieterakte. Der bearbeitende Mitarbeiter der Verwaltung hat somit bereits zum Zeitpunkt des Anrufs Zugriff auf alle bisherigen Arbeitsabläufe und Kommunikationen mit dem Kunden und kann so schnell auf sein Anliegen reagieren. Auch die Konversation mit anderen Kollegen – beispielsweise im Falle einer Krankheitsvertretung – ist im System hinterlegt.

Durch die Anlage einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank bietet DOMUS CRM die Möglichkeit, grundsätzliche Informationen, relevante Beiträge und aktuelle Gesetzesänderungen innerhalb der Immobilienbranche zu sammeln und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. So lässt sich mit der Immobiliensoftware eine individuelle „Digitale Bibliothek“ anlegen, die grundsätzliches und spezifisches Fachwissen für die Angestellten und Betreuer der verwalteten Immobilien bereitstellt.

Mit Öffnen der Immobiliensoftware DOMUS CRM zum Beginn des Arbeitstags werden jedem Mitarbeiter die anstehenden Aufgaben angezeigt. Durch das „Persönliche Management“ innerhalb der Anwendung kann jeder Benutzer seine Aufgaben selbst organisieren und auch andere Mitarbeiter des Unternehmens über wichtige Dinge informieren.

Im Modul „Ressourcen und Verträge“ in DOMUS CRM sind alle Geräte und Ressourcen der verwalteten Immobilien hinterlegt. So sind beispielsweise für die Aufzüge in unterschiedlichen Wohnanlagen alle relevanten Daten wie das Baujahr, die Seriennummer, der Hersteller, das Garantiedatum, das Anschaffungsdatum oder das Wartungsdatum hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit der Adresse des beauftragten Wartungsdiensts, kann über die Immobiliensoftware zum angegebenen Zeitpunkt sofort ein Termin vereinbart werden. Es muss nicht erst aufwendig in Ordnern nach den relevanten Daten gesucht werden. Auch bisherige Wartungen, Sanierungen und sonstige Handwerkereinsätze in den betreffenden Immobilien sind übersichtlich chronologisch zusammengestellt.

Mittels einer Sammelfunktion für Vorgänge und Dokumente zur unterjährigen Vorbereitung der WEG-Versammlungen bleiben Sie stets auf dem Laufenden.

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