DOMUS CRM

Zeiterfassung

Über den Reiter „Arbeitsprotokolle“ in DOMUS CRM haben Verwalter jederzeit die Möglichkeit, eine objektbezogene Auswertung ihrer Immobilien zu erstellen, aus der ersichtlich ist, wie viel Zeit pro Mitarbeiter oder pro Kategorie für ein Objekt investiert wurde. Um diese Auswertung beispielsweise zur Eigentümerversammlung mitzunehmen, kann die Übersicht problemlos ausgedruckt werden. Im Report sind alle einzelnen Zeitangaben aufgelistet und am Ende die Gesamtzeit kumuliert. So ist der Arbeitsnachweis für einzelne Wohneigentümergemeinschaften mit wenigen Knopfdrücken erstellt. Auch der Einbezug von Sonderleistungen in den verwalteten Immobilien ist möglich.

Standardprozesse

Zahlreiche Prozesse des Verwalteralltags basieren auf wiederkehrenden Abläufen. Diese können durch die Anlage von Standardprozessen mit DOMUS CRM zu einem erheblichen Teil automatisiert werden. So ermöglicht es die Immobiliensoftware, standardisierte Workflows zu hinterlegen – beispielsweise bei einer Wohnungskündigung: Geht eine Kündigung ein, so wird etwa der zuständige Mitarbeiter informiert, die entsprechende Kündigungsfrist zu prüfen. Auch die Geschäftsführung bekommt auf Wunsch automatisch eine Meldung über den Eingang der Kündigung zugesandt. Entsprechend verhält es sich mit allen anderen Aufgaben, die im Zuge einer Kündigung erledigt werden müssen. In jeder Aufgabe ist außerdem eine Arbeitsanweisung für den Bearbeiter hinterlegt, sodass auch andere Mitarbeiter – beispielsweise in Vertretungssituationen – jederzeit wissen, was zu tun ist. Damit profitieren Verwalter von einer Optimierung der Arbeitsabläufe und ihre Kunden von schnelleren Bearbeitungszeiten.

Budgetverwaltung

Mit der Budgetverwaltung von DOMUS CRM kann beispielsweise bei Sanierungen in den verwalteten Immobilien ein Gesamtbudget nach DIN-Norm erstellt und hinterlegt werden. Gleichzeitig lässt sich in der Benutzerverwaltung der Immobiliensoftware festlegen, welche Mitarbeiter bis zu welchen Beträgen automatisch beauftragen dürfen oder wann eine Freigabe nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ notwendig ist. Dies kann auch für Rechnungsfreigaben definiert werden. Zudem kann definiert werden, welche Mitarbeiter Freigaben bei entsprechenden Kollegen einholen müssen. Damit sind der Workflow und die entsprechenden Zuständigkeiten klar definiert.

Automatisierter Workflow

Nach der Budgeterstellung für ein Objekt können die zuständigen Mitarbeiter über DOMUS CRM mit allen notwendigen Aufgaben betraut werden. Sollen beispielsweise Angebote für ein Sanierungsvorhaben eingeholt werden, werden die Eingänge automatisch an die Geschäftsführung weitergeleitet. Nach der Bewertung durch die Chefetage erhalten die Mitarbeiter die entsprechenden Folgeaufträge. Im Falle einer Handwerkerbeauftragung ist es möglich, die Aufträge bereits mit Artikeln, Beträgen und dazugehörigen Sachkonten in DOMUS CRM zu hinterlegen. Sobald die Rechnungen eintreffen, findet eine Verknüpfung zu den bereits hinterlegten Positionen statt. Auch Teilrechnungen können problemlos hinterleget werden. DOMUS CRM rechnet die Differenz selbstverständlich automatisch aus.

E-Mail-Anbindung

Durch die Einbindung von E-Mail in DOMUS CRM werden alle Arbeitsabläufe inklusive der erfolgten Kommunikation objektbezogen zusammengefasst und sind auch im Nachhinein lückenlos nachvollziehbar. Auch die zugehörigen Kontaktdaten der Kunden sowie aller weiterer Ansprechpartner sind über die Immobiliensoftware auf einen Klick zu finden.

Kalenderfunktion

Durch die Kalenderfunktion von DOMUS CRM ist es Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung möglich, auf die Terminpläne ihrer Kollegen und der Geschäftsführung zuzugreifen und gewünschte Termine einzutragen. Neben dem Eintrag in das System werden die Daten durch die Nutzung eines Microsoft Exchange Severs auch in Echtzeit auf mobile Endgeräte übertragen. So werden Überschneidungen vermieden und die Geschäftspartner umgehend über den Eingang eines neuen Termins informiert, selbst wenn sie gerade nicht im Haus sind.

TAPI Schnittstelle

Durch die TAPI-Schnittstelle ist DOMUS CRM in der Lage, den jeweiligen Kundenakten individuelle Telefonnummern zuzuordnen. So öffnet sich beim Anruf eines Mieters oder Eigentümers auf Wunsch automatisch seine Mieterakte. Der bearbeitende Mitarbeiter der Verwaltung hat somit bereits zum Zeitpunkt des Anrufs Zugriff auf alle bisherigen Arbeitsabläufe und Kommunikationen mit dem Kunden und kann so schnell auf sein Anliegen reagieren. Auch die Konversation mit anderen Kollegen – beispielsweise im Falle einer Krankheitsvertretung – ist im System hinterlegt.

Projektverwaltung

Durch die Anlage einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank bietet DOMUS CRM die Möglichkeit, grundsätzliche Informationen, relevante Beiträge und aktuelle Gesetzesänderungen innerhalb der Immobilienbranche zu sammeln und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. So lässt sich mit der Immobiliensoftware eine individuelle „Digitale Bibliothek“ anlegen, die grundsätzliches und spezifisches Fachwissen für die Angestellten und Betreuer der verwalteten Immobilien bereitstellt.

Meine ToDo's

Mit Öffnen der Immobiliensoftware DOMUS CRM zum Beginn des Arbeitstags werden jedem Mitarbeiter die anstehenden Aufgaben angezeigt. Durch das „Persönliche Management“ innerhalb der Anwendung kann jeder Benutzer seine Aufgaben selbst organisieren und auch andere Mitarbeiter des Unternehmens über wichtige Dinge informieren.

Ressourcen & Verträge

Im Modul „Ressourcen und Verträge“ in DOMUS CRM sind alle Geräte und Ressourcen der verwalteten Immobilien hinterlegt. So sind beispielsweise für die Aufzüge in unterschiedlichen Wohnanlagen alle relevanten Daten wie das Baujahr, die Seriennummer, der Hersteller, das Garantiedatum, das Anschaffungsdatum oder das Wartungsdatum hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit der Adresse des beauftragten Wartungsdiensts, kann über die Immobiliensoftware zum angegebenen Zeitpunkt sofort ein Termin vereinbart werden. Es muss nicht erst aufwendig in Ordnern nach den relevanten Daten gesucht werden. Auch bisherige Wartungen, Sanierungen und sonstige Handwerkereinsätze in den betreffenden Immobilien sind übersichtlich chronologisch zusammengestellt.

CaptureThis!

Über den Assistent für die automatische Dokumentenbearbeitung sind alle wichtigen Daten einer Rechnung digital erfassbar und können anschließend über das Buchungsprogramm in DOMUS CRM weiterverarbeitet werden. Eine händische Eingabe der Daten ist damit nicht mehr nötig. Das vielzitierte „papierfreie Büro“ ist damit auch in der Immobilienbranche nicht nur theoretisch möglich, sondern auch praktisch umsetzbar.

CaptureThis! ist ein Partnerprodukt unseres Partners Cadosys.

Unterjährige Vorbereitung der WEG-Versammlung

Über die sogenannte “Stoffsammlung ETV” (Conventus) können anstehende Eigentümerversammlungen auch unterjährig vorbereitet werden.