DOMUS CRM

Mehr erfahren
  • Kunden­beziehungs­management­system (CRM)
  • Auftragsverarbeitung inkl. Budget­verwaltung
  • E-Mail-Client und Dokumenten­management
  • Ressourcen­planung inkl. Kalender

Die Rundum-
Sorglos-Software

Etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags einer Immobilienverwaltung werden für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen aufgewendet. Die Softwarelösung DOMUS CRM unterstützt Verwalter mit ihren vielschichtigen Anwendungsmöglichkeiten in den übrigen 70 Prozent ihrer täglichen Aufgaben und sorgt für eine deutliche Effizienzsteigerung innerhalb des Unternehmens.

Dabei geht das Leistungsspektrum des Kundenbeziehungsmanagementsystems deutlich über die Kernbereiche der ERP-Systeme hinaus. Durch den Einsatz von DOMUS CRM ist es möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstige für die Verwaltung relevanten Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeordnet werden. Damit sind relevante Informationen zu den jeweiligen Immobilien, Wohnanlagen und -einheiten jederzeit vollständig und problemlos auffindbar. Im Gegenzug erfolgt auch die Kommunikation mit den Eigentümern und Mietern zentralisiert. So bietet DOMUS CRM nicht nur die Möglichkeit, Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden, die Immobiliensoftware bietet beispielsweise auch Funktionen zum Adressmanagement, der Kontaktverwaltung und der Budgetplanung innerhalb der Verwaltungseinheiten.

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Details zum Produkt

Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung von DOMUS CRM erspart Verwaltern viel Zeit und Arbeitsaufwand beim Erstellen von Serienbriefen. Durch die einmaligen Anlage von Standardbriefvorlagen für unterschiedliche Vorgänge können nicht nur die üblichen Elemente wie das Firmenlogo, die Fußzeile und Seriendruckfelder integriert werden. Auch weitere für die jeweiligen Serienbriefe relevante Felder können in die Vorlagen integriert werden. So ist es beispielsweise für einen Handwerkerauftrag möglich, Felder für die Bereiche Anschrift, Anrede, Titel, Schadensort, Schadensfall, betroffener Mieter, Adresse der Rechnungsstellung, Objektbetreuer sowie die persönliche Signatur anzulegen. Beim Erstellen eines Briefes zur Handwerkerbeauftragung werden diese Bereiche künftig automatisch befüllt. Für fast jeden Bedarf können somit Standardschreiben verwendet werden. Das ist transparent für alle Mitarbeiter und unterstützt die professionelle Außenwirkung der Immobilienverwaltung. Auch Serienbriefe und Rundschreiben können mit einer Vorlage in DOMUS CRM erstellt werden.

Zeiterfassung

Zeiterfassung

Über den Reiter „Arbeitsprotokolle“ in DOMUS CRM haben Verwalter jederzeit die Möglichkeit, eine objektbezogene Auswertung ihrer Immobilien zu erstellen, aus der ersichtlich ist, wie viel Zeit pro Mitarbeiter oder pro Kategorie für ein Objekt investiert wurde. Um diese Auswertung beispielsweise zur Eigentümerversammlung mitzunehmen, kann die Übersicht problemlos ausgedruckt werden. Im Report sind alle einzelnen Zeitangaben aufgelistet und am Ende die Gesamtzeit kumuliert. So ist der Arbeitsnachweis für einzelne Wohneigentümergemeinschaften mit wenigen Knopfdrücken erstellt. Auch der Einbezug von Sonderleistungen in den verwalteten Immobilien ist möglich.

Standardprozesse

Standardprozesse

Zahlreiche Prozesse des Verwalteralltags basieren auf wiederkehrenden Abläufen. Diese können durch die Anlage von Standardprozessen mit DOMUS CRM zu einem erheblichen Teil automatisiert werden. So ermöglicht es die Immobiliensoftware, standardisierte Workflows zu hinterlegen – beispielsweise bei einer Wohnungskündigung: Geht eine Kündigung ein, so wird etwa der zuständige Mitarbeiter informiert, die entsprechende Kündigungsfrist zu prüfen. Auch die Geschäftsführung bekommt auf Wunsch automatisch eine Meldung über den Eingang der Kündigung zugesandt. Entsprechend verhält es sich mit allen anderen Aufgaben, die im Zuge einer Kündigung erledigt werden müssen. In jeder Aufgabe ist außerdem eine Arbeitsanweisung für den Bearbeiter hinterlegt, sodass auch andere Mitarbeiter – beispielsweise in Vertretungssituationen – jederzeit wissen, was zu tun ist. Damit profitieren Verwalter von einer Optimierung der Arbeitsabläufe und ihre Kunden von schnelleren Bearbeitungszeiten.

Budgetverwaltung

Budgetverwaltung

Mit der Budgetverwaltung von DOMUS CRM kann beispielsweise bei Sanierungen in den verwalteten Immobilien ein Gesamtbudget nach DIN-Norm erstellt und hinterlegt werden. Gleichzeitig lässt sich in der Benutzerverwaltung der Immobiliensoftware festlegen, welche Mitarbeiter bis zu welchen Beträgen automatisch beauftragen dürfen oder wann eine Freigabe nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ notwendig ist. Dies kann auch für Rechnungsfreigaben definiert werden. Zudem kann definiert werden, welche Mitarbeiter Freigaben bei entsprechenden Kollegen einholen müssen. Damit sind der Workflow und die entsprechenden Zuständigkeiten klar definiert.

Automatisierter Workflow

Automatisierter Workflow

Nach der Budgeterstellung für ein Objekt können die zuständigen Mitarbeiter über DOMUS CRM mit allen notwendigen Aufgaben betraut werden. Sollen beispielsweise Angebote für ein Sanierungsvorhaben eingeholt werden, werden die Eingänge automatisch an die Geschäftsführung weitergeleitet. Nach der Bewertung durch die Chefetage erhalten die Mitarbeiter die entsprechenden Folgeaufträge. Im Falle einer Handwerkerbeauftragung ist es möglich, die Aufträge bereits mit Artikeln, Beträgen und dazugehörigen Sachkonten in DOMUS CRM zu hinterlegen. Sobald die Rechnungen eintreffen, findet eine Verknüpfung zu den bereits hinterlegten Positionen statt. Auch Teilrechnungen können problemlos hinterleget werden. DOMUS CRM rechnet die Differenz selbstverständlich automatisch aus.

E-Mail-Anbindung

E-Mail-Anbindung

Durch die Einbindung von E-Mail in DOMUS CRM werden alle Arbeitsabläufe inklusive der erfolgten Kommunikation objektbezogen zusammengefasst und sind auch im Nachhinein lückenlos nachvollziehbar. Auch die zugehörigen Kontaktdaten der Kunden sowie aller weiterer Ansprechpartner sind über die Immobiliensoftware auf einen Klick zu finden.

Kalenderfunktion

Kalenderfunktion

Durch die Kalenderfunktion von DOMUS CRM ist es Mitarbeitern mit der entsprechenden Berechtigung möglich, auf die Terminpläne ihrer Kollegen und der Geschäftsführung zuzugreifen und gewünschte Termine einzutragen. Neben dem Eintrag in das System werden die Daten durch die Nutzung eines Microsoft Exchange Severs auch in Echtzeit auf mobile Endgeräte übertragen. So werden Überschneidungen vermieden und die Geschäftspartner umgehend über den Eingang eines neuen Termins informiert, selbst wenn sie gerade nicht im Haus sind.

TAPI Schnittstelle

TAPI Schnittstelle

Durch die TAPI-Schnittstelle ist DOMUS CRM in der Lage, den jeweiligen Kundenakten individuelle Telefonnummern zuzuordnen. So öffnet sich beim Anruf eines Mieters oder Eigentümers auf Wunsch automatisch seine Mieterakte. Der bearbeitende Mitarbeiter der Verwaltung hat somit bereits zum Zeitpunkt des Anrufs Zugriff auf alle bisherigen Arbeitsabläufe und Kommunikationen mit dem Kunden und kann so schnell auf sein Anliegen reagieren. Auch die Konversation mit anderen Kollegen – beispielsweise im Falle einer Krankheitsvertretung – ist im System hinterlegt.

Projektverwaltung

Projektverwaltung

Durch die Anlage einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank bietet DOMUS CRM die Möglichkeit, grundsätzliche Informationen, relevante Beiträge und aktuelle Gesetzesänderungen innerhalb der Immobilienbranche zu sammeln und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. So lässt sich mit der Immobiliensoftware eine individuelle „Digitale Bibliothek“ anlegen, die grundsätzliches und spezifisches Fachwissen für die Angestellten und Betreuer der verwalteten Immobilien bereitstellt.

Meine ToDo's

Meine ToDo's

Mit Öffnen der Immobiliensoftware DOMUS CRM zum Beginn des Arbeitstags werden jedem Mitarbeiter die anstehenden Aufgaben angezeigt. Durch das „Persönliche Management“ innerhalb der Anwendung kann jeder Benutzer seine Aufgaben selbst organisieren und auch andere Mitarbeiter des Unternehmens über wichtige Dinge informieren.

Ressourcen & Verträge

Ressourcen & Verträge

Im Modul „Ressourcen und Verträge“ in DOMUS CRM sind alle Geräte und Ressourcen der verwalteten Immobilien hinterlegt. So sind beispielsweise für die Aufzüge in unterschiedlichen Wohnanlagen alle relevanten Daten wie das Baujahr, die Seriennummer, der Hersteller, das Garantiedatum, das Anschaffungsdatum oder das Wartungsdatum hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit der Adresse des beauftragten Wartungsdiensts, kann über die Immobiliensoftware zum angegebenen Zeitpunkt sofort ein Termin vereinbart werden. Es muss nicht erst aufwendig in Ordnern nach den relevanten Daten gesucht werden. Auch bisherige Wartungen, Sanierungen und sonstige Handwerkereinsätze in den betreffenden Immobilien sind übersichtlich chronologisch zusammengestellt.

CaptureThis!

CaptureThis!

Über den Scan eines QR-Codes sind alle wichtigen Daten einer Rechnung digital erfassbar und können anschließend über das Buchungsprogramm in DOMUS CRM weiterverarbeitet werden. Eine händische Eingabe der Daten ist damit nicht mehr nötig. Das vielzitierte „papierfreie Büro“ ist damit auch in der Immobilienbranche nicht nur theoretisch möglich, sondern auch praktisch umsetzbar.

CaptureThis! ist ein Partnerprodukt unseres Partners Cadosys.

Produkt-Features

Budgetverwaltung
Sammlung aller Budgetvorgänge mit gemeinsamem Zugriff

Ressourcen & Verträge
Zusammenfassung objektbezogener Ressourcen und Daten

Persönliches Management
Auflistung anstehender Aufgaben und Vernetzung der Mitarbeiter

Dokumentenverwaltung
Gebündelte Dokumentenablage zur Erstellung von digitalen Sammelbriefen

Zeiterfassung
Objektbezogene Auswertung des Arbeitsaufwands

E-Mail- und Kalenderfunktion
Gemeinsame Einsicht in E-Mail-Verkehr und Kalendereinträge

DOMUS CRM

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