HOMECASE

Ortsunabhängiger Draht zwischen Verwaltung und Kunden

Die Kommunikation zwischen Eigentümer beziehungsweise Mieter und Verwaltung wird durch HOMECASE sowohl für Verwalter als auch für ihre Kunden deutlich vereinfacht. Denn mit dieser Lösung erhalten beispielsweise Mitglieder einer WEG ortsunabhängig Zugriff auf alle relevanten Daten ihrer Immobilie und können bei Bedarf direkt Kontakt mit ihrem zuständigen Ansprechpartner aufnehmen. Die Vorteile für den Verwalter: Die eingehenden Anfragen werden direkt in die Organisationssoftware DOMUS CRM – ehemals DOMUS NAVI – übernommen. Durch Festlegung der gewünschten Folgehandlungen kann das Programm direkt mit standardisierten Prozessen reagieren: So können beispielsweise automatische Antworten auf eingehende Kundenwünsche gesendet werden.

Gemeinsame Dokumentensammlung

Wichtige Dokumente können Verwalter mit HOMECASE über Nachrichten oder über den Dokumentenbereich eines Objekts mit ihren Kunden teilen. Egal ob es sich um die Teilungserklärung oder eine Abrechnung handelt, die Eigentümer und Mieter haben jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf diese Dokumente. Auch Dienstleister können über die Software auf Wunsch in die Kommunikation eingebunden werden.

Berichte übersichtlich zusammengefasst

Mit HOMECASE ermöglichen Immobilienverwalter Eigentümern und Investoren nach der Erteilung einer entsprechenden Berechtigung jederzeit Zugriff auf ausgewählte Berichte ihrer Objekte. So sparen sie Zeit und Geld, indem diese nicht mehr manuell erstellt und auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden müssen. Zu den denkbaren Dokumenten zählen beispielsweise die Beschlusssammlung (Beschlussbuch) einer WEG, die Einnahme-/Überschuss-Rechnung, die Hausabrechnung, die Hausabrechnung mit Einzelkonten, Kontoauszüge der Sachkonten und Mieter, Kontoauszüge der Sachkonten und Eigentümer sowie der fällige Betrag pro Quadratmeter.

Digitale Belegprüfung

Durch die digitale Bereitstellung aller notwendigen Dokumente und Unterlagen kann mit HOMECASE auch die jährlich vorgeschriebene Belegprüfung in Wohnungseigentümergemeinschaften orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden. Dadurch entfällt sowohl für Verwalter als auch für die Beiräte die Notwendigkeit, einen festen Termin für die jährliche Belegprüfung zu vereinbaren und persönlich vor Ort zu sein. Selbstverständlich ist dabei auch der Austausch mit anderen Beiräten möglich: So können die Prüfer einzelne Absätze oder Zahlen kommentieren, sich gegenseitig Fragen stellen und die Prüfung in enger Abstimmung durchführen, bevor die nachvollzogene Buchführung zurück an den Verwalter geht. Auch geplante Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung sowie der Wirtschaftsplan einer WEG können zur Prüfung hinterlegt werden.

Schwarzes Brett

Um die Zusammengehörigkeit von verwalteten Hausgemeinschaften zu stärken, bietet HOMECASE Immobilienverwaltern die Möglichkeit, ein digitales „Schwarzes Brett“ für die Bewohner zur Verfügung zu stellen. Dieses ermöglicht allen beteiligten Personen einen regen Austausch, die gegenseitige Unterstützung – beispielsweise durch die Übernahme nötiger Einkäufe – oder die Planung von Veranstaltungen. Auch Immobilienverwalter oder Dienstleister können diese Plattform für gemeinschaftsbezogene Ankündigungen nutzen.

Direkte Software-Integration

Durch die direkte Anbindung an DOMUS ERP und DOMUS CRM – ehemals DOMUS NAVI – ist keine Synchronisation oder manuelle Eingabe der Daten in die unternehmenseigene Software nötig. Relevante Daten werden automatisch in das eigene Verwaltungsprogramm übernommen.

Prozessgesteuerte Formulare in Nachrichten

Bei Sachverhalten wie einer Schadensmeldung erhalten die Bewohner ein entsprechendes Formular zum Ausfüllen, wodurch die Hausverwaltung alle notwendigen Angaben für eine schnelle und rückfragefreie Bearbeitung hat.

Online-Stimmabgabe bei hybriden Eigentümerversammlungen

Integriert mit DOMUS ERP (Conventus) ermöglicht HOMECASE die Durchführung digitaler Versammlungen inklusive rechtssicherer Online-Abstimmungen. Die Vorbereitung einer ETV ist dabei auch unterjährig möglich (Stoffsammlung).

Automatischer Dokumenten-Upload aus DOMUS CRM

Ersichtlich für die berechtigten HOMECASE-Benutzer. Diese Funktion ist je nach Dokumentenart einstellbar. Zusätzlich ist die automatische Bereitstellung der Dokumente eines neu registrierten Benutzers möglich – inklusive aller objekt- und vertragsbezogener Unterlagen.