Moderne Verwalter lassen beauftragen

Eine zentrale Aufgabe jeder Hausverwaltung ist es, die Gebäudesubstanz ihrer Anlagen in einem einwandfreien und – vor allem – sicheren Zustand zu halten. Hierfür sind unter anderem regelmäßige Vor-Ort- und Wartungstermine nötig. Durch die Beauftragung eines Dienstleisters und die Einbindung der richtigen technischen Lösungen erledigen sich diese bislang zeitintensiven Pflichten nahezu von allein.

WEG ist verantwortlich

Grundsätzlich ist die jeweilige Wohneigentümergemeinschaft (WEG) von Rechtswegen für die Verkehrssicherung auf ihrem Grundstück verantwortlich. Als vertretendes Organ ist der Verwalter in diese Sicherungspflichten eingebunden. Hierunter fällt typischerweise die Entfernung von Laub sowie ein regelmäßiger Winterdienst bei Schnee und Eis.

Doch auch technische Defekte, die durch die stetige Nutzung im Laufe der Jahre auftreten, müssen behoben werden, um eventuelle Gefahrenquellen zu beseitigen. So ist beispielsweise die Sicherung von lockeren Dachpfannen oder die Reparatur defekter Treppen in Vertretung seiner WEG ebenfalls Angelegenheit des Verwalters. Um dadurch mögliche Unfälle zu vermeiden, sind regelmäßige Vor-Ort-Besichtigungen unvermeidlich. Denn sollte es aufgrund fehlender Sicherungsmaßnahmen zu einem Sturz oder Unfall auf dem Gelände des Gebäudes kommen, drohen im schlimmsten Fall auch dem Verwalter Regressansprüche.

Weitergabe an Dritte ratsam

Um ihrer Pflicht zur Sicherung des Geländes nachzukommen und sich selbst juristisch schadfrei zu halten, sollten Verwalter ihren Wohneigentümergemeinschaften stets dazu raten, die Verkehrssicherung des Gebäudes auf einen spezialisierten Dienstleister wie beispielsweise einen Hausmeisterservice zu übertragen. Schließlich bewahren sich die Mitglieder einer WEG durch die entgeltliche Übertragung der Pflichterfüllung im Schadensfall auch selbst vor eventuellen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Rechtssichere Dokumentation der Maßnahmen

Selbstverständlich ist es der Verwaltung dabei möglich, die gewünschten Handwerker online zu beauftragen. Mithilfe eines CRM-Systems lassen sich alle hierfür erforderlichen Kontaktdaten speichern. Nach Abschluss des jeweiligen Auftrags werden die Ergebnisse automatisch im CRM-Portal hinterlegt und können auf Wunsch auch dem jeweiligen Objekt zugeteilt werden. So lassen sich die erfolgten Maßnahmen auch im Nachhinein problemlos rekonstruieren und lückenlos dokumentieren.

Automatische Beauftragung ohne Zutun des Verwalters

Die Anwendung SERVICECASE von DOMUS geht noch einen Schritt weiter: Als exklusive Kommunikationsplattform für Verwalter und Handwerker legt sie den direkten Draht zwischen den Beteiligten. Dabei können regelmäßig wiederkehrende Beauftragungen – wie beispielsweise turnusmäßige Vor-Ort-Begehungen in den Anlagen oder die gesetzlich vorgeschriebenen Probeentnahmen für die Legionellenprüfung – bereits terminiert im System hinterlegt werden. SERVISECASE leitet die Beauftragung des im CRM-System hinterlegten Dienstleisters zum gewünschten Zeitpunkt selbstständig in die Wege. Damit erspart sich der Verwalter nicht nur die Zeit und Mühe bei der Beauftragung – auch juristisch ist er mit einwandfrei dokumentierten Vorgängen auf der sicheren Seite. Zudem können keine turnusgemäß festgelegten Termine mehr vergessen werden.

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