DOMUS NAVI

Keyfeatures

• Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM)
• Auftragsverarbeitung inkl. Budgetverwaltung
• Email Client und Dokumentenmanagement
• Ressourcenplanung inkl. Kalender

TOP 10 des Innovationspreises - IT 2015

Die Büroorganisationssoftware DOMUS NAVI unterstützt Sie dabei, verschiedene Arbeitsbereiche zu strukturieren und prozessorientiert abzubilden – der Einstieg in die Welt des papierlosen Büros. Das neueste Produkt der DOMUS Familie wurde 2015 mit dem Innovationspreis- IT „Initiative Mittelstand 2015“ ausgezeichnet.

DOMUS NAVI schafft Transparenz und ermöglicht jedem Mitarbeiter, den optimalen Überblick über seine Aufgaben zu behalten und sofort auf betreffende Unterlagen zugreifen zu können. Eine Dokumentation aller Arbeitsschritte ist so gewährleistet. Sie sparen Zeit, Kosten und behalten stets den Überblick!

Die perfekte Ergänzung zu DOMUS 4000 und DOMUS 1000.

Hier finden Sie weitere Details zum Produkt:

• Dokumentenverwaltung

  Beispiele aus dem täglichen Arbeiten:
  Frau Berger möchte Zeit einsparen und entscheidet, dass DOMUS NAVI die Briefe, die sie erstellt, automatisch mit den Adressen der Empfängerversehen werden. Hierfür aktualisiert sie ihre bestehenden Standardbriefvorlagen mit Logo und Fußzeile und füllt diese mit Seriendruckfeldern.
  Wenn sie nun einen Handwerkerauftrag erstellt, werden Felder, wie „Anschrift, Anrede, Titel, Schadensort, Schadensfall, betroffener Mieter, Adresse der Rechnungsstellung, Objektbetreuer und persönliche Signatur“ automatisch befüllt. Auf diese Art erstellt sich Frau Berger einen vollständigen Vorlagenordner. Für fast jeden Geschäftsvorfall können somit Standardschreiben verwendet werden. Das ist transparent für alle Mitarbeiter und professionell für die Verwaltung.
  Auch Serienbriefe werden ab sofort mit DOMUS NAVI erstellt. Frau Berger kann nun für ein Rundschreiben wieder auf ihre Standardvorlagen zugreifen und diese an mehrere Absender mit Standardtexten verschicken.

• Zeiterfassung

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Franke muss für seine Wohnungseigentümergemeinschaft eine Auswertung vorlegen, wie viel Zeit in das Objekt investiert wurde. Mit dem Reiter „Arbeitsprotokolle“ in DOMUS NAVI hat er die Möglichkeit, eine Auswertung zu erhalten, wie viel Zeit pro Mitarbeiter oder pro Kategorie für das Objekt investiert wurden. Um diese Auswertung nun zur Eigentümerversammlung mitzunehmen, kann Herr Franke die Übersicht der Arbeitsprotokolle ganz leicht über die Druckfunktion ausdrucken. In diesem Report sind alle einzelnen Zeitangaben aufgelistet und am Ende die Gesamtzeit kumuliert. So hat Herr Franke den Nachweis, den er für die Eigentümergemeinschaft benötigt.
  Ebenfalls hat Herr Franke eine Kategorie für zu berechnende Sonderleistungen erstellt. Mit dem Druck der Arbeitsprotokolle kann er nun für einen bestimmten Zeitraum die investierte Zeit auswerten und für die Weiterberechnung verwenden.

• Standardprozesse

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Eine Wohnungskündigung ist in Hausverwaltungen ein häufiges Thema. Es gibt viele Punkte zu beachten, die immer den gleichen Ablauf haben. Dafür hat Herr Franke Standardaktivitäten anlegen lassen, damit alle notwendigen Arbeiten erledigt werden und nichts vergessen wird. Frau Berger ist dafür zuständig, die Kündigungsfrist zu überprüfen und eine Information zu geben, ob diese Frist eingehalten wurde. Daher bekommt sie in jeder Aktivität automatisch eine entsprechende Aufgabe.
  Frau Müller ist für die Kündigungsbestätigung zuständig, daher ist auch für sie in jeder Kündigungsaktivität automatisch eine Aufgabe für Frau Müller hinterlegt, dass sie die Kündigung bestätigen soll. Herr Franke muss grundsätzlich immer über eine Kündigung informiert werden und erhält ebenfalls automatisch eine Aufgabe. Entsprechend verhält es sich mit allen anderen Aufgaben, die im Zuge einer Kündigung erledigt werden müssen. In jeder Aufgabe ist außerdem eine Arbeitsanweisung für den Bearbeiter hinterlegt, so dass auch in Vertretungssituationen der andere Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.

• Budgetverwaltung

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Franke hat ein neues Objekt gekauft und wird in diesem Zuge Sanierungsmaßnahmen durchführen. Zu diesem Zweck erstellt er in der DOMUS NAVI Budgetverwaltung ein Gesamtbudget nach DIN-Norm.
  Herr Franke definiert ebenfalls einmalig in der Benutzerverwaltung, welche Mitarbeiter bis zu welchen Beträgen automatisch beauftragen dürfen oder wann eine Freigabe nach dem „4-Augen-Prinzip“ notwendig ist. Dies kann Herr Franke auch für die Rechnungsfreigaben definieren. Herr Franke entscheidet ebenfalls pro Mitarbeiter bei wem die Freigaben eingeholt werden müssen, um einen automatischen Workflow zu gewährleisten.
  Automatisierter Workflow:
  Nach der Budgeterstellung beauftragt Herr Franke Frau Berger, Frau Siegel und Herrn Nowak mit allen notwendigen Aufgaben. Zuerst werden wie gewohnt Angebote eingeholt, die über die vorab fest definierten Freigabeparameter an Herrn Franke weitergleitet werden. Sobald Herr Franke sich nach einer 1-6 Benotung für ein Angebot entschieden hat, können seine Mitarbeiter mit der Beauftragung beginnen.
  Für die Beauftragung ist es möglich, die Aufträge bereits mit Artikeln, Beträgen und dazugehörigen Sachkonten in DOMUS NAVI zu hinterlegen. Sobald die Rechnungen eintreffen findet eine Verknüpfung zu den bereits hinterlegten Positionen statt. Auch Teilrechnungen können problemlos hinterleget werden. DOMUS NAVI rechnet die Differenz selbstverständlich automatisch aus.

• E-Mail-Anbindung

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Franke ist bei einem Objekt zur Übergabe. Bei der Übergabe werden noch einige Mängel festgestellt, die sofort fotografiert werden und behoben werden müssen. Herr Franke schickt die Bilder über sein Mobiltelefon sofort an Frau Berger, die die eingehende E-Mail sofort einer Aktivität zuordnet.
  Damit keine wertvolle Zeit verloren geht, sendet Frau Berger die Bilder dem zuständigen Handwerker per E-Mail aus der Aktivität zu. Der Handwerker meldet sich daraufhin auch gleich zurück und als Herr Franke ins Büro kommt, ist schon ein Termin für die Behebung des Schadens vereinbart. Jeder Arbeitsschritt ist in DOMUS NAVI hinterlegt.
  Später möchte Herr Franke den Verlauf der Aktivität prüfen. Auf einen Blick hat er nicht nur jeden einzelnen Kontakteintrag sondern er kann nun auch die zugeordneten E-Mails per Knopfdruck einsehen.

• Kalenderfunktion

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Schmid ist Interessent für eine leerstehende Wohnung in einem Objekt. Herr Franke befindet sich leider gerade auf einem Außentermin als Herr Schmid einen Termin zur Besichtigung vereinbaren möchte. Daher nimmt Frau Berger den Anruf entgegen und überprüft den Kalender von Herrn Franke in DOMUS NAVI. Sie vereinbaren einen Termin für die kommenden Woche und Frau Berger trägt den Termin über die bereits vorhandene Aktivität in den Kalender ein. Da Herr Franke in seinem Unternehmen einen Microsoft Exchange Sever einsetzt, kann Herr Franke bei der späteren Prüfung seiner Termine auf dem Smartphone bereits den eingetragenen Termin von Frau Berger sehen. Aufgrund dieses Abgleichs werden Überschneidungen vermieden und jeder Mitarbeiter ist über die aktuellen Termine informiert.

• TAPI Schnittstelle

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Schwarz ist Mieter und ruft aufgrund eines Wasserschadens bei der Hausverwaltung an. Bei Frau Berger klingelt das Telefon und DOMUS NAVI erkennt die Rufnummer von Herrn Schwarz und öffnet automatisch seine Mieterakte mit all seinen Aktivitäten. Frau Berger sieht auf einen Blick, dass Herr Schwarz bezüglich des Wasserschadens bereits gestern angerufen hat und dazu mit Frau Müller gesprochen hat.
  Frau Müller hat auch bereits mit dem Handwerker Kontakt gehabt und wollte Herrn Schwarz darüber informieren, wann dieser zu ihm kommen kann. Herr Schwarz war gestern dazu aber leider nicht mehr erreichbar. Nun kann Frau Berger ihm den Termin für den Handwerker nennen. Frau Berger muss nun dem Handwerker noch den Termin bestätigen und kann direkt aus DOMUS NAVI die Nummer wählen und ihm den Termin bestätigen.

• Projektverwaltung

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Herr Franke will für sein Unternehmen, das Wissen weit streuen und beauftragt Frau Berger daher damit, eine Wissensdatenbank in DOMUS NAVI anzulegen. Es gibt dafür das Modul „Projektverwaltung“, das dafür optimale Anwendung findet. Frau Berger legt das Projekt „Wissensdatenbank“ an und legt darunter einige Unterprojekte an: „Recht in der Mietverwaltung“, „Recht in der WEG-Verwaltung“, „Allgemeines Wissen Hausverwaltung“. In diesen Unterprojekten hinterlegt Frau Berger neue Gesetzesentwürfe, sonstige Rechtsprechungen oder auch allgemeines Wissen zur Immobilienverwaltung. So ist das gesammelte Wissen jederzeit für alle Mitarbeiter abrufbar.

• Meine ToDo's

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  Seit der persönlichen Benutzerverwaltung können alle Mitarbeiter am morgen ihr DOMUS NAVI öffnen und sehen sofort ihre persönlichen Aufgaben des heutigen Tages.
  Für den Rechnungseingang im Unternehmen ist Frau Sigmund zuständig. Herr Franke und auch Frau Berger müssen allerdings über jede Rechnung, die eintrifft, informiert werden und Herr Franke muss auch jede Rechnung freigeben. Durch das „Persönliche Management“ kann jeder Benutzer seine Aufgaben selbst organisieren und auch andere Mitarbeiter des Unternehmens über wichtige Dinge informieren. Frau Sigmund kann Herrn Franke und Frau Berger z.B. bei jeder Rechnung eine Information zukommen lassen und Herrn Franke auch um die Zahlungsfreigabe bitten.

• Ressourcen & Verträge

  Ein Beispiel aus dem täglichen Arbeiten:
  In dem Modul Ressourcen und Verträge in DOMUS NAVI sind alle Geräte/Ressourcen der Objekte hinterlegt. Die Aufzüge in den verschiedenen Objekten müssen jedes Jahr gewartet werden. Alle relevanten Daten wie z.B. „Baujahr“, „Seriennummer“, „Hersteller“, „Garantiedatum“, „Anschaffungsdatum“, „Wartungsdatum“ sind in DOMUS NAVI hinterlegt.
  Durch die Verknüpfung mit der Adresse des beauftragten Wartungsdienstes, kann zum angegebenen Zeitpunkt sofort ein Termin vereinbart werden. Es muss nicht erst aufwendig in Ordnern nach den relevanten Daten gesucht werden. Frau Berger möchte außerdem herausfinden, was bei einem bestimmten Aufzug bereits alles durchgeführt wurde. Dazu ruft sie in DOMUS NAVI den Aufzug auf und hat die gesamte Historie auf einen Blick.

• CaptureThis!

  Über den OCR-Scan erfassen Sie alle wichtigen Daten einer Rechnung und können diese anschließend über Ihr Buchungsprogramm weiterverarbeiten. Lästiges Tippen entfällt damit!