Prozessoptimierung als Basis jeder erfolgreichen Digitalisierung

Die amerikanische Sopranistin Beverly Sills sagte einmal sinngemäß: „Zu lohnenden Zielen gibt es keine Abkürzungen“. Auch Angela Hartmann (Bild), Geschäftsführerin der Sayao GmbH lebt diese Philosophie – und rät: „Gehen Sie den Weg der digitalen Transformation strukturiert, zielgerichtet, ohne Abkürzungen, dafür mit maximalem Erfolg. Dies ist ihr Erfolgskonzept.

Den Nutzen einer Digitalisierung Ihrer Hausverwaltung möchten Sie voll ausschöpfen? Sie möchten dabei

• die Kundenzufriedenheit erhöhen,
• wertvolle Mitarbeiterkapazitäten freisetzen, die Sie dann für andere Aufgaben und / oder Wachstum einsetzen können,
• an der einen oder anderen Stelle Kosten sparen und
• Ihr Unternehmen für Fachkräfte und Verwalternachwuchs interessant machen?

Dies alles erreichen Sie nicht einfach mit dem Kauf einer Software, die installiert wird und dann ist alles auf Knopfdruck besser. Das wäre schön, funktioniert aber meistens nicht.

Es ist absolut essenziell, sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen anzuschauen und alle aktiv zu hinterfragen. Das heißt nicht, dass alles Bestehende schlecht ist. Das heißt auch nicht, dass jetzt Ihre Verwaltung komplett umgekrempelt wird, aber einige Prozesse können durch eine erfolgreiche Digitalisierung schlichtweg entfallen oder anders gestaltet werden.

Warum ist die Prozessoptimierung zu Beginn so wichtig?

Nehmen wir als Beispiel den Posteingangsstempel. Natürlich können Sie eingehende elektronische Rechnungen ausdrucken, mit einem Eingangsstempel versehen und wieder einscannen und dann weiterverarbeiten. Oder Sie generieren einen Posteingangsstempel als Bild, welches sie auf eingehende elektronische Rechnungen projizieren und mit dem Dokument verknüpfen. Letztlich ist der Prozess zwar ein bisschen digitaler als vorher, bleibt aber zeitintensiv und bietet kaum Vorteile für Ihr Unternehmen.

Gehen Sie den Weg der digitalen Transformation, dann stellen Sie den Posteingangsstempel als solchen in Frage. So könnten Sie entscheiden, den Posteingangsstempel nicht mehr zu verwenden, weil das Rechnungsdatum in die Dokumentenbezeichnung beim Abspeichern eingelesen wird. Es stehen die gleichen Informationen zur Verfügung, aber ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Ihr Vorteil: Bei exemplarischen 2.500 Rechnungen im Jahr und jeweils 60 Sekunden für das Aufbringen des Stempels, Einscannen und Abspeichern – entspräche alleine diese Optimierung einer Zeitersparnis von 41,5 Stunden pro Jahr.

Und dabei gilt: Optimierte und standardisierte Prozesse im Unternehmen sind die Basis jeder Automatisierung und Digitalisierung. Hier gibt es keine Abkürzung. Der Weg dorthin führt zwangsläufig über folgende Etappen:

1. Prozesse analysieren
2. Prozesse optimieren, und gegebenenfalls auch neu definieren
3. Prozesse standardisieren
4. Und erst dann: Prozesse digitalisieren beziehungsweise automatisieren

Holen Sie sich hierzu Unterstützung von Profis aus der Praxis. Doch: Was darf ein Verwalter von einer Unternehmensberatung erwarten?

• Methodenkompetenz, damit Sie eine strukturierte, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene und für Sie verwertbare Beratung erhalten.
• Umfassende Kenntnisse in Prozessoptimierung, Strategie und Marketing. Damit die digitalen Prozesse das komplette Potential ausschöpfen und zu Ihrem Unternehmen und Ihren unternehmerischen Zielen passen.
• Branchen-Knowhow, denn jede Branche „tickt“ anders.
• Digitalisierungs-Knowhow, denn Sie brauchen jemanden, der weiß, wovon er redet – nicht nur theoretisch, sondern aus eigenem Doing.
• Kommunikations-Knowhow, denn Sie müssen Mitarbeitende und Kunden auf dem Weg der digitalen Transformation mitnehmen. Für einen unverbindlichen Beratungstermin zum Thema klicken Sie hier.

Ihre Ansprechpartnerin bei allen Fragen:

Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH) / MBA Angela Hartmann,

Geschäftsführerin der Sayao GmbH

hartmann@sayao.de I +49 8151/7749609

https://www.sayao.de/hausverwalter-spezial

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