Durchführung von Eigentümerversammlungen

In einer Eigentümerversammlung versammeln sich die Bewohner einer Eigentumsversammlung, um über das gemeinsame Ganze, das Haus zu beraten und verwaltende Beschlüsse zu fassen. Ein Konsens über alle Baumaßnahmen, die Pflege und Sauberhaltung von Haus und Hof und über die Verwaltung der gemeinschaftlich genutzten Flächen ist zwingend notwendig, um einen reibungslosen Ablauf des täglichen Zusammenlebens zu gewährleisten. 

Grundsätzliches: Das rechtliche Fundament der Eigentümerversammlung

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sieht in den §§ 23 ff. grundsätzlich vor, dass Angelegenheiten der Wohnungseigentümer durch gemeinsamen Beschluss entschieden und geordnet werden können. Im Frühjahr 2020 wurden diese Paragrafen erweitert, um einer pandemischen Situation Sorge zu tragen, d. h. wenn die vorhandenen gemeinsamen Räumlichkeiten nicht ausreichen, den Mindestabstand einhalten zu können. Die gesetzliche Auswirkung dessen ist, dass Wohnungseigentümer nicht mehr zwingend persönlich an der Versammlung teilnehmen müssen. Eine eindeutige Willenserklärung bezüglich zu entscheidender Beschlüsse genügt, um von Ferne aus mitentscheiden zu können. 

Die Rechtskraft dieser Beschlüsse findet freilich dort ihre Grenzen, wo andere Rechtsnormen verletzt werden. Dies ausgenommen, kann eine Eigentümerversammlung sowohl offline in einem gemeinsam genutzten Raum als auch online stattfinden. 

Einschränkungen aufgrund einer Pandemie und die Erkenntnis daraus

Zwar verliert die Einhaltung von Beschränkungen wegen der Corona-Pandemie mehr und mehr an Bedeutung, aber die aus Notwendigkeit geborenen Erkenntnisse können durchaus weiterhin nützlich sein. Beispielsweise die Erkenntnis, dass Eigentümerversammlungen auch online durchführbar sind. Formale und inhaltliche Voraussetzungen gelten jedoch auch hier:

• Formal: Die Wohnungseigentümerversammlung muss mehrheitlich für den Beschluss stimmen, der Versammlungsleiter das Ergebnis feststellen und verkünden.
• Inhaltlich: Möglich sind vollständig virtuelle oder gemischte Versammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Voraussetzung dafür sind sowohl geeignete Hardware als auch datensichere Software. Die Möglichkeit der elektronischen Teilnahme soll nicht nur zur Abschaffung der Präsenzversammlung führen. Der Verwalter der Wohnungseigentümerversammlung soll eine physische Versammlung abhalten, um diejenigen Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft einzubinden, die im Umgang mit Hardware und Software nicht oder wenig vertraut sind. Geeignete Räume dafür müssen nicht im gemeinsamen Wohnungseigentum sein.
• Kommunikationsformen: Die elektronischen Kommunikationsmittel umfassen Telefonkonferenzen, E-Mail-Kommunikation, Messenger-Dienste sowie die Kommunikation via App. Maßgeblich sind dabei Wechselseitigkeit der Kommunikation, Echtzeit und Erkennbarkeit der Willensbekundung.

Was kann entschieden werden? Die Versammlung im Detail

Als oberstes Gremium zur Willensbildung, zur Beschlussfassung und damit als wichtigstes Selbstverwaltungsorgan einer gemeinsam verwalteten Wohneinheit ohne Vermieter ist die Wohnungseigentümerversammlung zuständig für Beschlüsse zu:

• der Einsetzung eines Verwalters bzw. eines Beirats zur Verwaltung,
• Maßnahmen der Verwaltung des gemeinsamen Eigentums,
• Vereinbarungen über den Gebrauch des gemeinsam genutzten Eigentums,
• Instandsetzung bzw. Instandhaltung beweglicher und unbeweglicher Sachen,
• Veränderungen des baulichen Zustandes sowie zur
• Aufteilung von Kosten wie Vorschüssen und Nachzahlungen.

Das Fundament der WEV auf festen Füßen: die Vorbereitung

Juristisch notwendig ist die fristgemäße Einberufung aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer einer Wohnungseigentümerversammlung durch den Verwalter. Er hat jederzeit dieses Recht. Dies geschieht nach § 24 (1) WEG mindestens einmal im Jahr. Wenn es im Sinne eines Viertels aller Wohnungseigentümer ist und dies beschlossen wird, kann die Versammlung auch mehrmals im Jahr tagen. Der Jahresturnus ist aber mindestens einzuhalten.

Der Verwaltungsbeirat

Es ist sinnvoll, einen aus mehreren Personen bestehenden Verwaltungsbeirat zu bestimmen. Sollte sich der Verwalter – pflichtwidrig – weigern oder ist er anderweitig verhindert, eine Versammlung einzuberufen, so ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates oder sein Stellvertreter in der Pflicht der Einberufung. 

Nichtigkeit von Beschlüssen

Es ist notwendig, einen Verwalter zu bestimmen, der die Versammlung einberuft. Beschlüsse, die auf Grundlage einer nicht einberufenen Versammlung gefasst wurden, sind nichtig. 

Die Beschlüsse sind auch nichtig, wenn die Einberufung nicht mit einer Frist von mindestens drei Wochen stattfindet. Besonders dringliche Fälle sind nicht definiert, aber durch § 24 (4) WEG abgesichert. 

Die Vertretungsklausel § 25 (3) WEG

Bewohner, die nicht persönlich vor Ort erscheinen können, haben die Möglichkeit, sich online zuschalten zu lassen. Die Administration darüber führt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats bzw. der Verwalter. Muss der Bewohner gänzlich fehlen, so kann er einen Vertreter bestimmen, der seine Vollmacht in Textform, d. h. in jeglich lesbarer Form (Papier, Mail, Fax) vorlegen kann. Eine Vertretung hat der Verwalter in vollem Umfang anzuerkennen. 

Nach allen vorbereitenden Maßnahmen führt der Verwalter oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates den Vorsitz der Versammlung.

Zur Durchführung

Nota bene! – Um nach der Versammlung sämtliche Beschlüsse rechtssicher nachweisen zu können, muss ein Protokoll geführt werden, das vom Verwalter oder vom Beiratsvorsitzenden sowie von einem Wohnungseigentümer unterzeichnet werden muss. Wird das Protokoll nicht unterschrieben, dann macht das die Beschlüsse nicht nichtig, es mindert aber die Beweiskraft. Es sei denn, die Unterzeichnungspflicht wird vorher festgelegt. Dann sind die Beschlüsse mangels ordnungsgemäßen Protokolls zumindest anfechtbar. 

Ein Ergebnisprotokoll genügt. Ein Verlaufsprotokoll, in den alle Meinungsäußerungen einfließen, ist nicht notwendig. Nur, wenn bestimmte Punkte besonders strittig diskutiert werden, können kurze Notizen zum späteren Verständnis sinnvoll sein.

1. Feststellung der Beschlussfähigkeit. Der Verwalter bzw. der Beiratsvorsitzende stellt sie fest, wenn mindestens ein unterzeichnender Wohnungseigentümer anwesend ist. Die Anwesenheit seitens der Wohnungseigentümer sollte daher möglich gemacht werden, wenn Interesse an Mitbestimmung besteht. Außerdem prüft der Verwalter die Vollmachten abwesender Mitglieder.
2. Es kann über Abstimmungsverfahren (offen/geheim) beraten werden. Die Entscheidung obliegt dem Vorsitzenden. 
3. Chronologische Grundlage der Versammlung bilden die Tagungsordnungspunkte, die in der Reihenfolge aus der Einladung abgehandelt werden. Ein vollständiges und keine Fragen offen lassendes Diskutieren in den TOP bildet die demokratische Grundlage der Tagesordnung. Nur ein gemeinsamer Beschluss zur Geschäftsordnung kann die Abweichung von der Tagesordnung legitimieren.
4. Bekanntgabe des Beschlussvorschlages. Der Vorsitzende muss ihn und die erforderliche Mehrheit zum Erreichen des Beschlusses verlesen. Nach erfolgtem Beschluss muss er diesen verkünden.  

Angemessenes Diskussionsverhalten

Es gilt die Etikette der Rede. Grundsätzlich darf jeder Wohnungseigentümer unbeschränkt lang sprechen. Durch Beschluss kann aber auch eine Begrenzung der Redezeit vereinbart werden. Die Rahmenlänge der Redebeiträge sollte sich an der Größe der Versammlung und den Regeln der Angemessenheit orientieren. Vergleichsweise weniger relevante Tagesordnungspunkte sollten weniger Zeit in Anspruch nehmen. Verboten ist, auch nur einen Wohnungseigentümer vom Rederecht auszuschließen. 

Ad acta, und nun?

Die Wohnungseigentümerversammlung ist beendet. Der Vorsitzender des Verwaltungsbeirats bzw. der Verwalter hat die Beschlüsse verkündet. Es gilt, die Beschlüsse zur Nachvollziehbarkeit und zur späteren Archivierung zu verwahren. Seit 2007 müssen die Beschlüsse gesammelt werden.

Inhalt und Erscheinungsbild der Beschlusssammlung

Die Sammlung der Beschlüsse, die der Verwalter im Protokoll vorliegen hat, muss von ihm aufbewahrt werden. Eine Formvorgabe gibt es nicht; es ist ratsam, die Beschlüsse so transparent und nachvollziehbar wie möglich aufzuzeichnen. Die Sammlung kann handschriftlich, maschinenschriftlich oder elektronisch überliefert werden. 

Der Inhalt ist in § 24 (7) WEG geregelt. Die Beschluss-Sammlung enthält den Wortlaut 

1. der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung,
2. der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und
3. der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien.

Im Falle der Anfechtung

Wird ein Beschluss angefochten, so muss laut § 24 (7) WEG in der Beschluss-Sammlung darüber Nachweis geführt werden. Diese Nachweis kann in Form von nachträglichen Notizen erfolgen und enthält die Informationen darüber, wann und durch wen die Anfechtung geschehen ist. 

Sollte der angefochtene Beschluss keine Relevanz mehr für die Wohnungseigentümer besitzen, beispielsweise durch Erledigung des Beschlusses, so kann dies so angemerkt oder der Beschluss gänzlich gelöscht werden. 

Das Löschen eines Beschlusses ist übrigens auch dann möglich, wenn seine Relevanz generell für die Wohnungseigentümer nicht mehr gegeben ist. Dies ist dann der Fall, wenn der Beschluss zeitlich oder sachlich erledigt ist. 

Gut zu wissen: Löschungen unterliegen einer Frist. Die in § 24 (7) genannte Formulierung “unverzüglich” bedeutet innerhalb von vier bis fünf Tagen nach Bekanntwerden der Irrelevanz. 

Fazit

Die Wohnungseigentümerversammlung bildet das wichtigste Gremium zur Entscheidung und Beschlussfassung aller Vorgänge und Maßnahmen, welche die Verwaltung des gemeinsamen Eigentums an einer Immobilie klären. Dieses Gremium zur Mitentscheidung gilt es zu nutzen, deren Beschlüsse zu respektieren und im Falle der juristischen Unklarheit anzufechten. Transparenz und Wohlwollen sowie juristische Genauigkeit sind stets zu beherzigen und zu befolgen. 

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