Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten im Überblick

*Während der Erstellung dieses Artikels haben wir die Informationen nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig überprüft. Obwohl wir uns auf die Expertise unserer Fachleute stützen, garantieren wir nicht für absolute Richtigkeit. Für rechtlich verbindliche Beratung im Bereich des Mietrechts sollten Sie sich an einen qualifizierten Rechtsanwalt wenden.*

Mieter sowie Eigentümer, die in einem Mehrfamilienhaus oder in Wohnanlagen wohnen, hatten mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit bereits mit einer Hausverwaltung zu tun. Sie kümmert sich um viele Aufgaben und macht allen Bewohnern das Leben ein wenig einfacher. Doch welche Aufgaben und Pflichten muss eine Hausverwaltung erfüllen? Und was sollten Hausverwalter wissen?

Wann wird eine Hausverwaltung eingesetzt?

Meist wird dann ein Hausverwalter engagiert, wenn es in einem Gebäude mehrere Eigentumswohnungen mit unterschiedlichen Besitzern gibt. Hier gibt es jede Menge zu organisieren. Eine professionelle Hausverwaltung hilft dabei, das Leben für alle Bewohner einfacher zu gestalten.

Jedoch gilt: Der Einsatz einer Hausverwaltung ist nicht verpflichtend! In den meisten Fällen ist er allerdings sehr sinnvoll. Immerhin müssten die Eigentümer ansonsten die Verwaltung selbst übernehmen, was damit einhergeht, für Fehler zu haften und sich ehrenamtlich zu engagieren. Da oft die Zeit und das Know-how fehlen, ist der Gang zum Profi empfehlenswert.

Eine Hausverwaltung muss per Gesetz eingesetzt werden, wenn mindestens ein Drittel der Eigentümer danach verlangt. Doch auch in anderen Fällen ist es sehr sinnvoll, einen Hausverwalter zu engagieren.

WEG-Verwalter: Diese Aufgaben und Pflichten haben Hausverwalter gegenüber den Eigentümern!

Immobilien, in denen es ausschließlich Eigentumswohnungen gibt, die von den Wohnungseigentümern bewohnt werden, können eine WEG-Verwaltung einsetzen.

Alle Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung beziehen sich in dem Fall auf das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümergemeinschaften. Das bedeutet, dass Arbeiten, die in den einzelnen Eigentumswohnungen anfallen, nichts mit der Hausverwaltung zu tun haben. Hier greift vielmehr die Sondereigentumsverwaltung.

Viele Hausverwalter bieten jedoch beide Dienstleistungen an. So ist jedem Bewohner schnell und problemlos geholfen. Immerhin gibt es im Leben in einer Wohnanlage häufig Grenzbereiche, in denen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum miteinander verschwimmen.

Hierzu ein Beispiel: Strom- und Wasserleitungen außerhalb einer Eigentumswohnung gehören ganz klar zum Gemeinschaftseigentum. Erst die Teile der Leitungen, die sich innerhalb der einzelnen Wohnungen befinden, fallen unter das individuelle Sondereigentum. Bei einer Verstopfung oder einem Rohrschaden können die Zuständigkeiten schnell ineinandergreifen.

Verwaltungsaufgaben in einer WEG

Doch was sind generell die Aufgaben der Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft? Folgende Aufgaben werden in der Regel übernommen:

• Aufstellung und Durchsetzung einer Hausordnung
• Einberufen regelmäßig stattfindender Eigentümerversammlungen (einmal jährlich und immer dann, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es verlangen)
• Umsetzung von bei der Eigentümerversammlung getroffenen Beschlüssen
• Abschluss einer Feuerversicherung sowie einer Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung
• Abschluss und Überprüfung der Verträge mit Öl- und Gasanbietern sowie Reinigungskräften
• Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, Planung von Modernisierungsmaßnahmen und Reparaturen)
• Verwaltung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft (Ansammlung einer Instandhaltungsrücklage und Aufstellung eines Wirtschaftsplans für die Immobilie)

Eine weitere wichtige Pflicht, die mit der Verwaltung einer Immobilie einhergeht, ist, jedem Mitglied der Eigentümergemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren. Während Eigentümerversammlungen muss der Verwalter zudem für Fragen zur Verfügung stehen.

Aufgaben der Hausverwaltung gemäß WEG-Gesetz

Das Wohnungseigentumsgesetz regelt ganz klar, welche Aufgaben ein Verwalter zu erfüllen hat. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um einen Eigentümer handelt, der zum Verwalter ernannt wurde oder ob eine externe Hausverwaltung engagiert wurde.

Die Aufgaben lassen sich in zwei Kategorien unterteilen:

• kaufmännische Verwaltung
• technische Verwaltung

So dreht sich bei der technischen Verwaltung von Immobilien alles rund um Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen sowie die Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern. Zu den kaufmännischen Aufgaben und Pflichten einer WEG-Verwaltung zählen unter anderem die Grundleistungen “Abrechnungen” und “Wirtschaftsplan“. Alles rund um die Kostenplanung und -kontrolle fällt in diesen Teilbereich.

Übrigens: In Mietshäusern ist es die Aufgabe des kaufmännischen Verwalters, die Gestaltung von Mietverträgen vorzunehmen.

Hausverwaltung: Aufgaben im Mietshaus

Die Aufgaben und Pflichten, die eine Hausverwaltung gegenüber Eigentümern erfüllen muss, unterscheiden sich von den Aufgaben in einem Mietshaus. Ein solches Mietshaus liegt dann vor, wenn eine oder mehrere Eigentumswohnungen in Immobilien nicht selbst von den Besitzern genutzt, sondern von einem Mieter bewohnt werden. Hier sind die Aufgaben einer Hausverwaltung etwas komplizierter.

Das liegt daran, dass hier nicht allein die Interessen der Eigentümergemeinschaft untereinander vertreten werden müssen. In der Regel muss die Verwaltung in Mietshäusern auch die Vermieterpflichten erfüllen. Diese schließen folgende Aufgaben ein:

• Kontakt zum Mieter
• Einzug der Miete
• Abrechnung der Nebenkosten
• Suche eines Nachmieters bei Auszug
• Organisation von Reparatur- und Wartungsarbeiten

Somit lässt sich sagen, dass die Hausverwaltung in vielen Fällen dafür eingesetzt wird, eine reibungslose Geschäftsbeziehung mit dem Mieter aufrechtzuerhalten. Der Vermieter muss im besten Fall gar nicht selbst aktiv werden.

Pflichten gegenüber von Mietern

Nicht nur den Eigentümern gegenüber hat eine Hausverwaltung Pflichten – auch den Mietern gegenüber! Nur so kann ein problemloses Leben in dem Haus oder der Wohnanlage sichergestellt werden. Folgende Pflichten haben Hausverwalter:

• Verkehrssicherungspflicht: Eine sichere Nutzung von Zuwegen, Treppenhaus und Eingangsbereich muss gewährleistet werden. Somit gehört es zu den Pflichten der Hausverwaltung, für ausreichend Beleuchtung zu sorgen oder im Winter Schnee zu räumen.
• Ruhezeiten und Hausordnung: Indem die Hausverwaltung eine Hausordnung aufstellt und durchsetzt, können Mieter zum Beispiel vor unzumutbarer Lärmbelästigung geschützt werden. Immerhin haben die Mieter Rechte, zu denen ein zumutbares Wohnen gehört.
• Instandhaltung: Im Namen des Vermieters muss der Hausverwalter oftmals tätig werden und Instandhaltungsmaßnahmen treffen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn sich Fenster und Türen nicht mehr richtig öffnen oder schließen lassen oder wenn die Heizung defekt ist.
• Beseitigung von Baumängeln: Baumängel können zu Schäden oder Schimmelbildung führen. Diese müssen durch den Hausverwalter entfernt werden.
• Nebenkostenabrechnung: Die jährliche Aufstellung der Nebenkostenabrechnung gilt als Recht und Pflicht gegenüber dem Mieter. Bei Unstimmigkeiten ist es ebenfalls die Hausverwaltung, die die Abrechnungen zu überprüfen hat.

Diese Pflichten haben Mieter

Nicht nur die Hausverwaltung hat Verpflichtungen – auch Mieter müssen tätig werden. Wie sieht das in der Praxis aus? Es ist die Pflicht von Mietern, Mängel in der Wohnung zeitnah der Hausverwaltung zu melden. Nur so kann ein Mangel auch beseitigt werden. Der nächste Schritt der Hausverwaltung ist es, einen Handwerker zu beauftragen oder den Hausmeister vorbeizuschicken.

Des Weiteren verpflichten sich Mieter bei Einzug dazu, die Hausordnung zu erfüllen. Immerhin ist sie es, die für Ordnung und ein angenehmes Miteinander sorgt.

Fazit: So umfangreich ist die Verwaltung von Immobilien

Sei es eine WEG, in denen die Wohnungseigentümer in ihren eigenen Wohnungen wohnen, oder eine Immobilie, in denen Wohnungen vermietet werden: Eine Hausverwaltung erfüllt wichtige Aufgaben, die das Leben einfacher machen. Bei DOMUS finden Sie nützliche Produkte von der Mietverwaltung bis hin zu Verwaltungstätigkeiten in einer WEG. So werden Hausverwaltungen allen Aufgaben und Pflichten gerecht!

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