Steigerung der Qualität mit SERVICECASE

Seit über einem Jahr setzen wir die 3 Module von SERVICECASE erfolgreich ein.

Begonnen haben wir mit dem Handwerkerportal – ein System was heute aus unserem Verwaltungsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Durch die prozessgeführte Vorgehensweise bei Angebotsabfragen und Auftragserteilungen wurden nicht nur Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert, sondern wir sparen spürbar Zeit. So erteilen wir heute einen Auftrag an einen Handwerker innerhalb von nur einer Minute. Dabei informieren wir nicht nur voll automatisch den Eigentümer, Mieter, Beirat oder Hausmeister bei Bedarf, sondern erzeugen auch gleich die Aktivität im NAVI mit den beteiligten Adressverknüpfungen. Der Prozess wird für uns so richtig rund, wenn am Ende der Handwerker die Rechnung ins Portal lädt und diese automatisch in der Aktivität im NAVI gespeichert ist. Kein Brief der mehr im Sekretariat geöffnet werden muss, keine Hauspost um die Rechnungen zu verteilen, kein Scannen und kein manuelles Importieren der Rechnung zur Aktivität. Das alles entfällt komplett. Die Rechnung vom Handwerker wird nur noch vom Verwalter direkt aus der Aktivität über die Belegübergabe in das Rechnungseingangsbuch übergeben. In 2017 haben wir bei der KKS über 5.000 Vorgänge mit Handwerker abgewickelt. Eine Zeitersparnis von über 150 Arbeitstagen.

Als nächstes haben wir das Wartungsportal eingeführt und haben über 350 wiederkehrende Aufträge eingepflegt. Keine Wartung oder regelmäßiger Auftrag kann nun mehr vergessen werden – nicht von uns und auch nicht vom Handwerker oder Dienstleister. Jede Wartung wird im System nur einmal konfiguriert, was weniger als eine Minute dauert. Vom System werden dann bei Erreichen der definierten Fälligkeit automatisch die entsprechenden Aufträge über das Handwerkerportal an die Handwerker erteilt. Der Verwalter muss nichts weiter tun und erhält lediglich zu Kenntnis die NAVI Aktivität in der dann später auch die Rechnung des Handwerkers sich wiederfindet.

Zuletzt haben wir das Trinkwasserprotal eingeführt. Auch hier wird einmalig jedes Objekt konfiguriert. Neue Verwaltungsobjekte sind dabei auch sofort sichtbar und können nicht übersehen werden. Nach der Konfiguration erteilt das System bei Erreichen der definierten Fälligkeit für eine erneute Verprobung wiederum automatisch an das hinterlegt Unternehmen den Auftrag für die Verprobung über das Handwerkerportal. Parallele dazu organisiert nun der Probenehmer über das Portal die Verprobung vollständig selbständig. Zeitraubende Nachfragen des zu den wohnhaften Personen entfallen. Die betroffenen Mietbereiche werden vom Probenehmer über das Portal automtatisch über den Termin informiert. Nach erfolgter Verprobung und Untersuchung lädt der Probenehmer den Laborbericht ins Portal. Der Verwalter dann den Probericht und die Rechnung direkt in der Aktivität im NAVI.

FAZIT: Mit der Einführung von Handwerk-, Wartungs- und Trinkwasserportal haben wir erheblich die Qualität in unserem Unternehmen gesteigert, Haftungsrisiken minimiert und Arbeitszeit eingespart. Alle Anwender sowohl Handwerker, Dienstleister als auch Mitarbeiter stehen voll hinter dem System und sind begeistert. So haben wir mehr Zeit für eine bessere Kundenbetreuung und können mit den gleichen Ressourcen mehr Objekte verwalten.

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