Tipps für Verwalter

Eine professionelle Haus-und WEG-Verwaltung erfordert von Verwaltungsunternehmen und Immobilienverwaltern weit mehr als eine geordnete Buchführung und einen freundlichen Umgang mit Eigentümern und Mietern. Ein guter Haus-, WEG-und Immobilienverwalter ist Buchhalter, Betriebswirtschaftler, Rechtsexperte, diplomatischer Vermittler, Versicherungsspezialist und Verhandlungsprofi in einem. Und dabei gilt es, die Interessen des eigenen Unternehmens sowie dieMitarbeiter nicht aus dem Blick zu verlieren. In der Rubrik „Tipps für die Immobilien-und Hausverwaltung“ finden Verwalter in regelmäßigen Abständen Tipps für ihre Hausverwaltung, die WEG-Verwaltung oder den richtigen Umgang mit Eigentümern und Mietern.

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Das Tätigkeitsfeld einer Hausverwaltung hat sich in den vergangenen 20 Jahren radikal gewandelt. So hat beispielsweise die Digitalisierung Einzug in die Hausverwaltung gehalten. Dieser Entwicklung und den damit verbundenen Anforderungen können sich auch kleine Hausverwaltungen nicht mehr entziehen. Zudem haben sich auch die Erwartungen der Eigentümer und Mieter gegenüber ihrer Verwaltung gewandelt. Im folgenden Beitrag sind einige Tipps für Verwalter zusammengestellt, um ihre Hausverwaltung für die Herausforderungen der Gegenwart zu wappnen und gleichzeitig für die zukünftigen Entwicklungen des Marktes zu rüsten.

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1. Offenheit gegenüber Neuerungen

Die Berufswelt der Hausverwaltung wandelt sich schnell. Dabei stellen die stets aktualisierten rechtlichen Anforderungen sowie die technischen Neuerungen für die Hausverwaltung große Herausforderungen dar, die auch Verwalter eines verhältnismäßig kleinen Immobilienbestands nicht einfach ignorieren können. Gleichzeitig bieten die Möglichkeiten der Digitalisierung aber auch enorme Chancen für eine effizientere und gleichzeitig kundenorientierte Haus- und WEG-Verwaltung. Sicher ist es einfacher, getreu dem Motto „So war das bei uns schon immer“ zu handeln. Dennoch sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu echten Schlüsselelementen der modernen Haus- und WEG-Verwaltung geworden. Verwalter, die sich offen für Neuerungen und innovative technische Möglichkeiten zeigen, können damit nicht nur die Abläufe innerhalb ihrer Immobilien- oder WEG-Verwaltung straffen und effizienter gestalten, sie verschaffen sich auch gegenüber ihrer Konkurrenz entscheidende Vorteile.

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2. Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter stärken

Im Einklang mit der Offenheit für neuartige technische und digitale Lösungen müssen auch die Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltungen einer kritischen Prüfung unterzogen werden. Moderne Hausverwaltungen richten sich nicht mehr nach starren Bearbeitungsabläufen und steilen Hierarchien. Die Mitarbeiter erhalten zunehmend mehr Eigenverantwortung in der Verwaltung. Das entlastet nicht nur die Unternehmensführung, es bindet die Mitarbeiter auch stärker an das Unternehmen. Denn mit steigender Verantwortung wächst auch das Zugehörigkeitsgefühl und die empfundene Bestätigung bei der Ausübung der beruflichen Tätigkeit.

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3. Home-Office-Fähigkeit der Verwaltung ausbauen

Insbesondere die Covid-19-Pandemie hat vielen Hausverwaltungen vor Augen geführt, dass die Digitalisierung ihrer Verwaltung noch lange nicht soweit fortgeschritten ist, wie sie selbst es von sich dachten. Eine grundlegende Voraussetzung zeitgemäßer Immobilien- und Hausverwaltung ist nicht nur in Pandemie-Zeiten die Home-Office-Fähigkeit der eigenen Mitarbeiter. Auch für eine „Mobile“ WEG-Verwaltung müssen zum einen die technischen Möglichkeiten geschaffen werden – beispielsweise mit Laptops, einer Netzwerkanbindung und einem geeigneten Zeiterfassungssystem. Zum anderen ist auch hierbei das Vertrauen der Chefetage in die eigenen Mitarbeiter unerlässlich. Verwalter sollten ihren Angestellten dieses Vertrauen schenken – auch das fördert die Zugehörigkeit des Einzelnen zum eigenen Unternehmen.

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4. Investitionen in Know-How der Mitarbeiter

Neben einer großen Portion Vertrauen in die Loyalität und Leistungsbereitschaft ihrer Belegschaft müssen moderne Hausverwaltungen natürlich auch in die technische Kompetenz ihrer Mitarbeiter investieren. Schließlich nützt es nicht viel, die modernste Technik im Haus zu haben, wenn sie keiner benutzen kann. Darum sind regelmäßige Schulungsangebote, Trainings und Fortbildungen für das Team ein essenzieller Teil der zeitgemäßen Hausverwaltung.

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5. Digitalisierung nach innen und außen

Die Digitalisierung einer Immobilienverwaltung bedeutet weit mehr als Rechnungen zu scannen und E-Mails zu versenden. Eine wahre Digitalisierung der Hausverwaltung profitiert letztendlich am meisten von der Automatisierung immer wiederkehrender Geschäftsprozesse. Dabei bleibt der Kontakt mit Wohnungseigentümern und Bewohnern der verwalteten Einheiten natürlich noch immer ein wesentliches Element der Verwaltung. Mit der richtigen Softwarelösung lassen sich aber viele Abläufe nahezu vollständig automatisieren – von der Erfassung der Verbrauchsdaten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung in der WEG-Verwaltung, über die Einladung der Eigentümer zur jährlichen Eigentümerversammlung bis hin zur Beauftragung von Handwerkern bei anstehenden Wartungen. Ebenso wichtig ist aber auch die Digitalisierung der Hausverwaltung nach „außen“: Darunter ist beispielsweise die Nutzung entsprechender Portale zu verstehen, die eine automatische Übernahme der eingetragenen Daten in das eigene Hausverwaltungssystem ermöglichen. Auch damit können Verwalter die Arbeitsabläufe beschleunigen und zusätzliche Kapazitäten im Unternehmen schaffen. Eigentümer und Mieter profitieren zusätzlich von schnelleren Bearbeitungszeiten.

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6. Eigentümer und Mieter einbinden

Die Vorteile der Digitalisierung einer Hausverwaltung erfahren Wohnungseigentümer und Mieter allerdings nur, wenn auch sie selbst nicht vor allzu große technische Hürden gestellt werden. Die Herausforderung für Verwalter ist es dabei, die Eigentümer und WEG-Mitglieder entsprechend einzubinden. Dafür sollte das technische Angebot für die Eigentümer einer WEG-Verwaltung möglichst niederschwellig gehalten werden. Sicher wird sich auch bei den Wohnungseigentümern die technische Affinität zunehmend steigern. Allerdings dürfen sich auch Technikmuffel nicht durch die Neuerungen einer Hausverwaltung abgehängt fühlen. Neben einer intuitiven Anlage der eigenen Unternehmens-Homepage bieten sich hierfür beispielsweise einfach verständliche Informationen über themenbezogene Rundschreiben oder Newsletter an. Auch kleine Schulungen für die Wohnungseigentümer oder beispielsweise die Beiräte einer WEG sind denkbar. Hierbei kann das eigene Know-how geteilt und den Wohnungseigentümern die Fortschrittlichkeit ihrer Hausverwaltung eindrücklich vor Augen geführt werden.

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7. Wettbewerbsvorteil durch moderne Medien

Nicht nur für die Verwalter, auch für Wohnungseigentümer kann die Digitalisierung ihrer Immobilienverwaltung große Vorteile mit sich bringen. So bietet beispielsweise das Angebot einer digitalen Eigentümerversammlung die Möglichkeit für Wohnungseigentümer und Mitglieder einer WEG, an einer Eigentümerversammlung teilzunehmen, ohne hierbei selbst vor Ort zu sein. Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür wurden in der letzten WEG-Novelle geschaffen. Hierfür findet parallel zur nach wie vor in gewohntem Rahmen stattfindenden Eigentümerversammlung eine zusätzliche virtuelle Eigentümerversammlung statt, zu der sich die Eigentümer per Computer oder Laptop zuschalten können. Dadurch können sie der Veranstaltung folgen, sich mit Redebeiträgen an der Eigentümerversammlung beteiligen oder an Abstimmungen teilnehmen als wären sie selbst vor Ort. Das erspart Wohnungseigentümern, die an einem anderen Ort wohnhaft sind, die Anreise und bewahrt etwaige Risikogruppen in Zeiten der Pandemie vor unnötigen sozialen Kontakten. Ein ähnliches Prinzip verfolgt die digitale Belegprüfung innerhalb einer WEG-Verwaltung. Damit ist es den Beiräten einer WEG künftig möglich, die entsprechenden Belege für die Verwaltung der WEG von zuhause aus zu prüfen, anstatt sich vor Ort mit Vertretern der Hausverwaltung zu treffen. Auch der Austausch mit anderen an der Prüfung beteiligten Beiräten ist problemlos möglich – das Einzige, das entfällt, ist die physische Präsenz. Da derartige Vor-Ort-Prüfungen in der Vergangenheit der WEG-Verwaltung meist außerhalb der üblichen Arbeitszeiten anberaumt werden mussten, bilden digitale Lösungen wie diese einen enormen Komfortgewinn, für Verwalter und Eigentümer gleichermaßen.

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8. Persönlicher Kontakt bleibt wichtig

Bei allen Vorzügen der Digitalisierung und den damit verbundenen Komfortgewinnen für Eigentümer und Verwalter, so ist der persönliche Kontakt für eine erfolgreiche Hausverwaltung noch immer ein zentrales Element. Die Bewohner und Eigentümer der verwalteten Einheiten dürfen im Laufe des Digitalisierungsprozesses keinesfalls das Gefühl haben, durch technische Helfer wie Warteschleifen oder automatisierte Formulare von ihrer Verwaltung ferngehalten zu werden. Denn: Die Digitalisierung und Automatisierung unterschiedlicher Arbeitsabläufe dient keineswegs dazu, zwischenmenschliche Kontakte zwischen Wohnungseigentümern, Mietern und Verwaltern zu ersetzen – ganz im Gegenteil. Die Automatisierung bestimmter Prozesse der Verwaltung verhilft allen Mitarbeitern einer Hausverwaltung dazu, sich mehr auf den Kontakt mit ihren Eigentümern und Mietern zu konzentrieren. Die Erreichbarkeit der zuständigen Mitarbeiter sowie das persönliche Gespräch werden auch in der Hausverwaltung der Zukunft eine große Rolle spielen.

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