Admin A

Redaktion: DOMUS Redaktion

Weg frei für die papierlose Immobilienverwaltung

Die Digitalisierung ist für alle Immobilienverwaltungen eine große Herausforderung. Denn nahezu sämtliche etablierten Bereiche der Geschäftstätigkeiten sind davon betroffen. Sowohl die Unternehmensführungen als auch die Mitarbeiter sind gefordert, sich aktiv mit den neuen Techniken auseinanderzusetzen. Folgende Lösungen sind essenziell und ermöglichen auch kleinen Verwaltungen den schrittweisen Einstieg in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Der Einstieg mit Basissoftware

So genannte ERP-Systeme schaffen die Möglichkeit, alle Prozesse rund um die Verwaltung des Immobilienbestands digital zu bearbeiten: Damit gehören die händische Erledigung unterschiedlicher Vorgänge und die haptische Archivierung der Immobilien- und WEG-Unterlagen der Vergangenheit an. Durch die effizientere Buchhaltung werden Prozesse optimiert und zusätzliche Kapazitäten innerhalb der Hausverwaltung geschaffen. So profitieren Geschäftsführung, Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen von einer erfolgreichen Digitalisierung ihrer Verwaltung.

Im nächsten Schritt papierfrei verwalten

Mit CRM-Systemen lässt sich die gesamte Immobilienverwaltung über eine zentrale Plattform steuern, an die auch Dienstleister und Kunden angebunden werden können. Während der Einsatz klassischer Buchhaltungssoftware mittlerweile auch bei kleineren Immobilienverwaltungen zum Standard gehört, ist der Einsatz von CRM-Systemen für die Immobilienverwaltung derzeit in erster Linie noch bei großen Verwaltungen, Verwaltungsunternehmen und Projektentwicklern mit einem eigenen Immobilienbestand im Einsatz.

Doch die Vorteile derartiger Systeme sprechen für sich: Beispielsweise ist es den Mitarbeitern einer Immobilienverwaltung möglich, bei einem Kundenanruf automatisch durch dessen im System hinterlegte Telefonnummer die bisherige Konversation mit dem Verwaltungsunternehmen, ein- und ausgehende E-Mails sowie den aktuellen Bearbeitungsstand etwaiger Beanstandungen einzusehen. So sind die Mitarbeiter nicht nur bereits bei der Begrüßung des Kunden auf dem aktuellen Stand, auch das mühsame Wälzen der vielerorts noch immer existierenden Aktenordner für unterschiedliche Verwaltungseinheiten gehört so der Vergangenheit an.

Eine vollständig digitalisierte Immobilienverwaltung kann auf Papier schon heute weitestgehend verzichten. Dies schont nicht nur die Nerven beim Suchen der gewünschten Informationen und Vorgänge in haptischen Archiven, sondern auch die Umwelt. Gleichzeitig werden Bearbeitungszeiten beschleunigt und neue Kapazitäten im Unternehmen geschaffen.