Unsere Kommunikationsplattform mit den Handwerkern und Dienstleister

Nach der Präsentation im Februar 2017 war unser Interesse geweckt und im April 2017 konnte dann endlich Servicecase in unserer IT-Umgebung installiert werden. Die Einführung und die Akzeptanz bei den Handwerkern war problemlos, mehr noch die Handwerker waren und sind von der standardisierten Angebots- und Auftragsbearbeitung sowie dem Controlling begeistert und nutzen das Portal ausschließlich. Nach 3 Monaten hatten wir ca. 70% der Handwerker und Dienstleister auf das Portal umgestellt, d.h. dass alle Angebotsanfragen, Auftragsvergaben sowie die zugehörende Kommunikation über das Portal abgewickelt wurden. Die Dokumentation und die weitere Bearbeitung der Angebote und Aufträge erfolgt im DOMUS NAVI. Die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht es ebenso eine Nachricht aus DOMUS NAVI über SERVICECASE an den Handwerker abzusetzen.

Über das webbasierte Portal können Bilder oder Dokumente von den Auftragnehmern oder dem Auftraggeber hochgeladen werden. Die Kontaktdaten, u.a. Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger, Ansprechpartner vor Ort, Hausmeister u.ä. werden je nach Wunsch und Einstellung automatisiert dem Handwerker zur Verfügung  gestellt. Die Information über einen neuen Auftrag erhält der Handwerker über eine E-Mail mit einem direkten Link zum Portal.

Die kritische Einstellung unserer Mitarbeiter gegenüber einer Neuerung in den Arbeitsprozessen war nach kurzer Zeit obsolet. Alle Mitarbeiter nutzen dieses Portal und sind begeistert über die einfache und schnelle Möglichkeit, mit den Handwerkern zu kommunizieren und die notwendigen Vorgänge anzustoßen.

Als nächster Schritt steht die Einführung des SERVICECASE Wartungsportals an. Dieses soll die wiederkehrende Auftragsvergabe automatisiert übernehmen. Somit können sämtliche Dienstleistungsaufträge automatisiert und dokumentiert verwaltet werden.

Ein weiterer Vorteil von SERVICECASE ist für uns die Digitalisierung des Rechnungseingangs. Alle Rechnungen werden uns von den Handwerkern als pdf-Datei übermittelt und über DOMUS NAVI papierlos in DOMUS 4000 übertragen und verbucht/bezahlt.

Fazit:
Neben der Standardisierung und Automatisierung der Prozesse “Auftragsvergabe und Angebotsanfrage” in SERVICECASE und DOMUS NAVI ist die Einsparung von Zeit und dadurch die mögliche Erhöhung der Produktivität möglich geworden.

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